6 ferramentas essenciais para empreendedores

Se você é dono de uma pequena ou média empresa, sabe da dificuldade para controlar todos os aspectos da gestão e ainda pensar no crescimento do negócio. Para facilitar esse trabalho, existem ferramentas para empreendedores que são fáceis de usar e podem ser um diferencial para aumentar a produtividade.

A principal vantagem de usá-las é a economia de tempo com atividades corriqueiras e o planejamento do negócio. Com as tarefas mais organizadas, o pequeno empreendedor tem a possibilidade de focar na gestão e encontrar oportunidades para expandir as suas atividades.

Quer conhecer as ferramentas essenciais e como elas podem ser úteis para empreender? Continue a leitura!

1. Sistemas de gestão

As primeiras soluções tecnológicas voltadas para as empresas eram caras, difíceis de usar porque precisavam de instalação nas máquinas e demandavam conhecimento técnico. Porém, os tempos são outros e, com a criação de softwares intuitivos e programas simples, o empreendedor tem a possibilidade de melhorar a gestão em todas as áreas.

A gestão financeira é a mais impactada, pois todas as entradas e saídas são computadas e o patrimônio é calculado automaticamente. Isso substitui aquelas longas horas que o empresário perderia para fazer as contas — e com a possibilidade de erros. Além disso, existem inovações para a gestão de pessoas e do marketing, por exemplo.

Entre as vantagens de utilizar um sistema de gestão, pode-se listar a integração entre os setores da empresa, uma tomada de decisão mais eficiente e a redução dos custos. Ao gerir o negócio com mais organização, o empreendedor consegue conhecer melhor os seus gastos e buscar maneiras de aumentar o faturamento.

2. Análise SWOT

Você provavelmente já ouviu falar da análise SWOT, mas está enganado se acha que ela serve somente para grandes empresas. Essa ferramenta é uma pesquisa sobre o ambiente interno e externo da empresa e cada letra significa, em inglês, uma variável a ser analisada: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

As forças e oportunidades são os pontos positivos, ou seja, aqueles em que a sua empresa se diferencia e quais novas atividades ou produtos você pode oferecer. Já as fraquezas e ameaças são negativas e são aqueles aspectos que merecem atenção para corrigir os erros.

O objetivo de unir essas informações é projetar o crescimento da sua empresa. Com algumas horas de estudo e pesquisas, o dono está preparado para tomar as melhores decisões e se diferenciar da concorrência.

3. Canvas

Não está satisfeito com os rumos do seu negócio ou quer expandir sua atividade? Faça uso do modelo Canvas e otimize o seu planejamento! Essa é uma das ferramentas para empreendedores mais conhecidas e pode ser aplicada em negócios de qualquer tamanho. A sua criação foi no final dos anos 2000, por Alexander Osterwalder.

O BMC (Business Model Canvas), como também é conhecido, é um painel com nove áreas diferentes, em que tradicionalmente você pode preencher as informações com post-its (aqueles papéis adesivos). Por ali, o empresário planeja os custos, as receitas, os canais de venda e outros pontos importantes.

Uma utilização comum do Canvas é para o lançamento de um novo produto ou para remodelar um negócio. Conheça as nove áreas do Canvas:

• proposta de valor (diferencial);
• atividades-chave (o que você oferece);
• recursos-chave (o que é necessário para oferecer valor);
• rede de parceiros (alianças necessárias);
• segmento de clientes (público-alvo);
• canais (por onde a empresa oferece seus serviços);
• relacionamento com o cliente (contato com os consumidores);
• estrutura de custos (os gastos principais da empresa);
• fluxo de receitas (como será remunerado).

Você pode ver um modelo de Canvas clicando aqui!

Uma dica é criar um resumo do seu Canvas de maneira que ele ocupe apenas uma página e tenha um apelo bem visual.

4. Matriz de gestão do tempo

Sabe aquela sensação de que você tem muita coisa para fazer, mas pouco tempo disponível? Ela pode ser resolvida com a matriz de Eisenhower, que é uma ferramenta indicada para definir as suas prioridades e organizar todas as tarefas que precisam ser executadas no dia.

Essa matriz funciona com dois eixos (importante e urgente) e quatro partes:

• importante e urgente (aquilo que é prioridade);
• importante e não urgente (pode ser feito no médio prazo);
• urgente e não importante (o que deve ser feito por outra pessoa);
• não importante e não urgente (faça depois).

A matriz de gestão do tempo é ideal para aqueles empreendedores que gostam de estar presentes em todas as etapas do negócio. Essa é uma forma de você não se perder nas suas prioridades e deixar de realizar as tarefas mais importantes, o que impacta na sua produtividade.

5. Ferramentas de gestão de tarefas

As ferramentas de gestão de tarefas, assim como a matriz de gestão do tempo, servem para definir prioridades e organizar a sua rotina para entregar todas as pendências. O Trello é um dos mais utilizados no mundo e pode ser aplicada na sua vida pessoal, em uma tarefa específica ou na gestão de toda a empresa.

Imagine que você é dono de uma oficina mecânica e precisa controlar as etapas de um conserto de carro. Pelo Trello, você cria um checklist até a entrega do serviço e pode separar as tarefas entre “a fazer”, “fazendo” e “feito” de uma forma visual. Assim, o processo é agilizado e os colaboradores sabem o que deve ser realizado.

Outras alternativas são o Quire e o Asana. O primeiro é uma ótima opção individual, já que disponibiliza uma barra com todas as pendências que você precisa resolver e as suas informações. O segundo é excelente para trabalhos em grupo, já que possui chat e calendários compartilhados.

6. Plataformas de contabilidade

O dono de um negócio conhece as dificuldades que a burocracia brasileira oferece. Mas esse problema pode ser contornado facilmente com a busca por soluções online de contabilidade, que aumentam a segurança dos processos e diminuem a incidência de erros.

Uma praticidade da contabilidade online é a simplificação, com menos burocracia e dificuldades para o empreendedor. Por meio de uma plataforma única, é possível emitir as notas fiscais, controlar a folha de pagamento, definir o pró-labore e realizar as movimentações bancárias com facilidade.

Isso garante um ganho de tempo para o empresário, que pode se concentrar em outras áreas do negócio em que é fundamental. O melhor é que, para as pequenas empresas, essas plataformas são personalizadas e têm um preço acessível para os orçamentos mais curtos.

E aí, o que achou dessas ferramentas para empreendedores? Enquanto os aplicativos facilitam as tarefas no dia a dia, as estratégias são fundamentais para encontrar oportunidades e colocar o negócio no caminho certo. O melhor é que alguns são gratuitos e todos são fáceis de usar — mesmo para quem não tem experiência com a tecnologia.

Além das ferramentas de gestão, outra dica importante é saber a hora de passar da contabilidade convencional para a online.

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