8 passos para fazer controle de gastos eficiente

A boa saúde financeira de qualquer empresa depende de uma série de fatores de ordem estratégica e operacional. Tão importante quanto otimizar o fluxo de caixa e manter o capital de giro em níveis seguros, a busca constante pelo controle de gastos eficiente faz parte das ações que devem estar sempre em pauta entre os administradores.

Trata-se de um dos instrumentos de gestão financeira que, se bem realizado, certamente permite que a companhia avance em seus objetivos de potencializar os resultados e a lucratividade.

Vamos entender melhor neste artigo qual é a importância do controle de gastos e que ações estratégicas as micro, pequenas e médias empresas devem seguir para que possam reduzir de maneira eficiente suas despesas. Aproveita e já faça o download da nossa planilha de controle financeiro empresarial gratuitamente! 

O que é controle de gastos e quais são seus benefícios?

O controle de gastos é um dos principais elementos que compõem o planejamento financeiro das empresas. Envolve a análise das despesas realizadas ao longo de um determinado período, a fim de compreender melhor a natureza de cada uma delas.

Dessa forma, é possível identificar maneiras de reduzir os custos e, se possível, até mesmo eliminá-los. Vale destacar que o controle de gastos eficiente proporciona uma série de benefícios à empresa.

Entre eles, merecem ser mencionados:

• Obtenção de uma visão abrangente do fluxo de caixa, entendendo de que maneira acontece a entrada de recursos e, principalmente, quais são as despesas envolvidas e que devem ser honradas;
• Identificação dos gastos que podem ser melhor controlados, evitando que continuem a provocar desperdício de dinheiro;
• Informações precisas a respeito das finanças permitem que o orçamento da empresa seja melhor elaborado e estruturado, de maneira a priorizar os aspectos do negócio que demandam maior investimento para garantir a competitividade frente à concorrência;
• Ter conhecimento pleno sobre o comportamento das despesas proporciona aos gestores melhores condições em suas atribuições de tomada de decisões, permitindo que sejam mais assertivas em benefício da administração do negócio.
• Facilite o acompanhamento desses dados com nossa planilha gratuita para controle de fluxo de caixa diário, semanal ou mensal. 

O que fazer para tornar o controle de gastos eficiente?

A busca pela eficiência no controle de gastos passa necessariamente por dois aspectos:

• Método – adotar estratégias que tragam os resultados esperados em termos de informações sobre as despesas realizadas pela empresa; e
• Disciplina – entender que o corte de gastos é um processo que pode ser difícil, mas extremamente necessário para garantir a saúde financeira do negócio.

As ações a seguir irão auxiliá-lo na tarefa de tornar eficiente o controle de gastos da sua empresa. Confira!

1. Separe as contas Pessoa Física da Pessoa Jurídica

Esta é a regra de ouro para qualquer empreendimento que almeja ser bem-sucedido. Misturar as contas é um erro primário e grosseiro, que fatalmente irá colocar a empresa em sérias dificuldades financeiras.

Isso acontece porque as despesas se confundem e torna-se difícil saber, apenas analisando os extratos bancários, se os lançamentos de débito dizem respeito a gastos pessoais ou relacionados às atividades da empresa.

Dessa forma, fica impossível identificar de que forma cada despesa está influenciando negativamente o resultado financeiro e como isso poderia ser melhorado.

2. Classifique as despesas da empresa

Feita a ressalva inicial, é hora de mergulhar na compreensão do tipo de cada uma das despesas que estão consumindo os ativos da empresa.

O ideal é começar pelo básico e separar as despesas fixas das variáveis, verificando individualmente quais delas podem ter seu valor reduzido e que até mesmo possam ser eliminadas.

É o caso de entender como as contas de consumo podem ser diminuídas, se é possível reduzir junto aos credores os juros das parcelas de dívidas que estão sendo pagas, renegociar junto aos fornecedores valores e prazos de pagamento, consultar o contador para entender se existem maneiras de otimizar o pagamento de impostos, entre outras ações que representem uma alternativa para melhorar a lucratividade.

Lembre-se de que cada setor da empresa pode – e deve – contribuir com a redução de custos.

3. Defina processos

Proceder a redução de custos rumo a um modelo eficiente demanda o envolvimento direto dos gestores de todas as áreas da empresa, bem como a colaboração dos funcionários.

Para que isso seja possível, é necessário desenvolver processos organizacionais e operacionais que tenham como foco a economia contínua e o controle de gastos, mas sem deixar que isso prejudique as atividades operacionais da empresa.

4. Envolva toda a equipe

Ser transparente com a equipe de colaboradores é uma tática que deve ser utilizada.Os funcionários devem ser envolvidos na estratégia e incentivados a dar sugestões que possibilitem a redução de custos em seus respectivos locais de trabalho.

Esse engajamento pode ser bastante saudável para a organização, desde que seja feito de uma maneira que não venha a causar preocupações desproporcionais sobre a saúde financeira da empresa.

É preciso que fique claro que ações visando o controle de gastos e redução de custos são normais em qualquer companhia e os resultados beneficiam todos aqueles que trabalham no local.

5. Estabeleça metas realistas

O controle de gastos é um processo contínuo, que sempre pode ser melhorado. Por isso, estabeleça metas mensais de economia que possam efetivamente ser alcançadas. Assim, a motivação pela busca dos objetivos estará sempre em alta. 

6. Fortaleça o capital de giro

Os recursos que asseguram o funcionamento da empresa nos períodos do mês em que a saída de valores supera as entradas devem ter total prioridade.

Nesse sentido, efetuar um controle de gastos rigoroso contribui para abastecer o “caixa” do capital de giro, garantindo que a companhia continue com suas atividades sem prejudicar os negócios com os clientes.

Da mesma forma, deve-se tentar otimizar as datas de entrada e saída de recursos, a fim de que os períodos de déficit sejam os menores possíveis.

7. Construa uma reserva financeira

Os recursos obtidos graças a um controle de gastos eficiente também devem auxiliar na criação de uma reserva financeira destinada a manter a empresa em eventuais momentos de crise.

O fundo deve acumular valores entre três e seis vezes o montante do capital de giro, o que dará à companhia tempo necessário para poder se reorganizar.

8. Deixe a tecnologia ajudar sua empresa

Companhias que buscam realizar um controle de gastos eficiente podem se beneficiar muito da utilização dos softwares de gestão empresarial conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa na tradução para o português).

Esses sistemas, normalmente armazenados em nuvem, realizam a gestão financeira e administrativa por meio da automatização de uma série de processos que, muitas vezes, são realizados manualmente.

Dessa forma, contribuem para melhorar o controle das finanças de uma maneira geral, de maneira a otimizar os resultados e a lucratividade.

Pronto para melhorar o controle de gastos da sua empresa?

Por aqui estamos empenhados em auxiliar no pleno desenvolvimento contábil e financeiro do seu negócio. 

Esperamos que essas dicas contribuam para o seu sucesso!

Gostou do conteúdo?! Aqui no blog Contabilizei você encontra os principais temas relacionados à gestão financeira e fiscal da sua empresa. Aproveite e leia também: o que é e como fazer a terceirização financeira.