Como abrir uma empresa em São Paulo: Guia passo a passo

Antes de mais nada, neste artigo iremos abordar o processo de abertura de empresas em São Paulo – SP. Caso você deseje uma informação mais completa que aborde o território nacional leia o nosso artigo Como abrir uma empresa em 2023.

Abrir empresa parece simples, mas como é que funciona realmente para São Paulo?

Podemos dizer que o processo não é complicado, mas inclui uma série de passos e muitas vezes a ajuda de um profissional de contabilidade pode lhe poupar algum tempo, já que os trâmites vão mudando e há bastante informação desatualizada. De qualquer forma, é importante você também saber o que está fazendo, mesmo que com acompanhamento, para não deixar passar nenhum registro e acabar operando de forma errada ou ilegal.

É bastante simples dar o passo de abrir a empresa, então é importante que você esteja realizando esta ação conforme um planejamento anterior – sempre é imprescindível refletir e coletar informações antes de abrir um negócio! Usar um plano de negócios estruturado pode te ajudar a chegar aqui já dispondo de muitas das informações que você vai precisar efetivamente para abrir a empresa. 

A abertura de empresa em São Paulo é composta por três etapas (e todas elas estão integradas em um único sistema!): 

• Consulta Prévia – consulta sobre a viabilidade de uso do nome e do endereço para seu negócio;
• Coleta de Dados, Registros e Inscrições – onde você se cadastra em todos os órgãos competentes pela abertura de empresas e recebe o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), Inscrição Estadual e Municipal;
• Licenças – que lhe concederá o Alvará de Funcionamento, que autoriza a empresa a iniciar suas atividades.

Saiba quanto custa tirar um CNPJ.

Neste artigo vamos passar por todas estas etapas de como abrir empresa em São Paulo, explicando uma a uma – e você não precisará (como nós já fizemos!) buscar informações em cada um dos órgãos competentes envolvidos.

Importante também ressaltar o seguinte: somente a abertura de MEI – Microempreendedor Individual dispensa acompanhamento profissional, sendo que a abertura dos outros tipos de empresas precisa do acompanhamento de um bom contador.

Além disso, sabia que escolhendo o plano Contabilizei Experts você conta com atendimento de um assessor especialista no seu segmento, que além de te ajudar em todo o processo de abertura, cuidar da sua contabilidade, inclusive otimizando os impostos a serem pagos de acordo com o Fator-R, ainda dá suporte na gestão da sua empresa?

Vamos lá?!

Site do Empreenda Fácil e REDESIM

Se o negócio que você pretende abrir terá sede na cidade de São Paulo, temos boas notícias: a Prefeitura de São Paulo oferece o site Empreenda Fácil, integrado ao sistema REDESIM, que comporta todo o processo de abertura de empresa.

A REDESIM, Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios, foi criada em 2007. A ideia veio junto com outros passos do Governo Federal para simplificar a abertura de empresas, e com isso permitir a legalização de diversas atividades que estavam na economia informal.

Traduzindo para você, quando se abre um negócio formal é preciso ter registro junto ao Governo Federal, no Estado onde atuará e ainda na Cidade onde terá sede – nas três esferas de governo. São todas aquelas etapas que já mencionamos.

Com o estabelecimento da REDESIM, é possível fazer todas as etapas em um único sistema – estão nele o Integrador Nacional, que é de competência Federal e permite comunicação dos dados com a Receita; o Integrador Estadual, que ficou a cargo de cada um dos Estados e também permite que as empresas tenham Inscrição Estadual e Licenciamento obtidos pelo sistema. Ficou sob responsabilidade dos municípios informar, através do Integrador Estadual, os dados da sua esfera.

A promessa do sistema é de que o prazo de abertura de empresas no município fica menor do que 4 dias. É importante lembrar que este prazo está sendo indicado para as empresas consideradas de baixo risco para finalidade do licenciamento – e pode se estender caso sua atividade econômica não se enquadre neste modelo (você pode conferir mais informações a respeito na etapa de Licenciamento). 

Consulta Prévia ou Viabilidade: abrir empresa em São Paulo

O primeiro passo para registrar a empresa é chamado de Consulta de Prévia. Este é o momento em que, informando o local onde você planeja manter sua empresa, você está verificando se existe algum impedimento para o exercício da atividade econômica pretendida neste endereço. Esta consulta é feita já no sistema REDESIM.

Nunca se deve alugar ou comprar um imóvel para finalidade comercial sem antes consultar se este local é viável para o tipo de atividade pretendida – portanto, esta consulta lhe auxilia também antes de fazer este movimento. Há locais onde não é permitida a manipulação de produtos químicos, outros não é possível instalar equipamentos que aquecem – são determinações que dizem respeito a segurança e organização das cidades, evitando possíveis acidentes e reduzindo riscos.

Esta consulta também diz respeito a denominação da empresa, pois não pode haver no mesmo local duas empresas com mesmo nome, para dar segurança jurídica a todos os envolvidos. Desta forma, os dados que você informa no sistema serão utilizados na busca pelos cadastros de empresas já existentes e permitirão autorizar ou não que você denomine seu negócio como está propondo.

O resultado da Viabilidade é entregue diretamente pelo site da REDESIM, e você pode seguir com o processo.

Coleta de Dados, Registro e Inscrições em São Paulo

Feita a consulta de Viabilidade, com o documento liberado, você pode cadastrar a empresa na REDESIM. A etapa de Coleta de Dados, Registro e Inscrições engloba vários processos – o cadastro, o registro junto ao órgão competente (Junta Comercial, Cartório ou OAB), e o recebimento das inscrições na Receita Federal, Secretarias de Fazenda Estaduais e Municipais. 

Na Coleta de Dados você fornece todas as informações que serão necessárias para a abertura efetiva da empresa – e aqui você incluirá o número recebido no passo anterior, da Viabilidade.

O bacana do sistema em funcionamento agora é que você preenche estas informações uma única vez e elas estarão disponíveis para todos os órgãos envolvidos no processo – o que facilita bastante a sua vida.

Você preenche na REDESIM dados da empresa e dos sócios, e precisa de assinatura digital para dar validade ao ato. Este passo pode ser feito por procuração, e muitas vezes é o seu contador quem fará este cadastro – e ele já dispõe do conhecimento e das ferramentas para fazer isso.

Este primeiro preenchimento gera o que é conhecido como DBE – Documento Básico de Entrada do CNPJ. O documento é utilizado para a prática de qualquer ato perante o CNPJ – inscrição, alteração de cadastro, baixa da inscrição, restabelecer a inscrição ou declarar a nulidade do cadastro.

Inscrição na Receita Federal

Conforme foi feita a inserção dos dados no cadastro da Coleta de Dados da REDESIM, a Receita Federal já é comunicada e sua empresa já está no sistema deste órgão – e é isto que permitirá que seja gerado o número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).

Temos certeza de que quando você começou com a ideia de abrir uma empresa foi esta a primeira informação que lhe veio à cabeça: preciso de um CNPJ. Mas porquê? Porque é através deste número que a empresa está autorizada a emitir nota fiscal, fazer aquisições junto a fornecedores ou até contratar serviços. É o que torna uma empresa efetivamente legalizada.

Ainda há muitas informações disponíveis sobre o chamado Coletor Nacional – e inclusive uma página com este nome dentro do site da Receita Federal. Mas dentro do próprio link disponibilizado pela Receita, consta a informação de que a partir de 31 de julho de 2018 o acesso ao Coletor Nacional é feito pelo Portal REDESIM – e esta etapa está incorporada no processo.

Registro Estadual (Junta Comercial ou Cartório)

Como resultado da etapa de Cadastro, você deverá fazer a entrega de documentação ao órgão que irá registrar sua empresa – podendo ser a Junta Comercial (que concentra a grande maioria dos casos), o Cartório de Registro de Pessoa Jurídica ou a OAB (Ordem dos Advogados do Brasil), especificamente para os tipos de empresa registrados por advogados. Você será direcionado pelo Integrador Estadual para o registro correto.

Esta entrega está disponível também pela internet, fechando todo o ciclo da abertura da empresa sem necessidade de seu responsável se deslocar até qualquer um dos órgãos responsáveis.

Dentro de poucos dias, é feita a análise da sua documentação e o próprio sistema lhe apresenta os números importantes da criação da sua Pessoa Jurídica: Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE), Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e inscrições tributárias estadual e municipal.

Embora ainda sem autorização para funcionar, podemos dizer que você já abriu uma empresa no Estado de São Paulo neste ponto: afinal, a “certidão de nascimento” de um negócio é a inscrição no CNPJ – e agora você já conta com uma.

Registro Municipal para desbloqueio do Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM)

O Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM), é o documento da Secretaria da Fazenda do Município de São Paulo onde constam os dados cadastrais de todos os contribuintes de tributos mobiliários do Município – aqueles que exercem atividade econômica em locais dentro da cidade. Isto quer dizer que todas as Pessoas Jurídicas precisam ter este registro, que é o que origina o tributo municipal a ser pago. Esta inscrição também está integrada no sistema REDESIM, e dali se origina desde a integração feita pela Prefeitura Municipal em junho deste ano.

O número de registro no Cadastro de Contribuintes Mobiliários é gerado bloqueado. Para liberação, que tem prazo de 60 dias, é necessário acessar o portal do CCM e informar dados solicitados.  Nesta etapa, a verificação das informações ocorre em 1 dia útil.   

Neste ponto do caminho, você já percebeu que cada inscrição do CNPJ nas esferas públicas gera um pagamento:

• DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais);
• DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).

Agora com a inscrição no município, através do CCM, você terá também a Taxa de Fiscalização de Estabelecimentos (TFE) para pagar.

Para os outros municípios do Estado de São Paulo é necessário consultar informações na Prefeitura para saber o procedimento correto em cada caso – alguns também já contando com a integração na REDESIM.

Licenciamento

A última etapa do registro de uma empresa é a obtenção do licenciamento. É onde o órgão regulador verifica se a empresa está de acordo com as regras para requisitos de segurança sanitária, controle ambiental, prevenção contra incêndios e demais exigências previstas na legislação.

Uma das mudanças que apareceu nos últimos anos para abertura de empresas foi justamente esta: o responsável pelo registro da empresa pode declarar que o negócio que está abrindo é de baixo risco, sem necessidade de documentação específica para comprovação disso. É claro, após ter o alvará para funcionamento a própria Prefeitura faz fiscalizações e irá verificar se a empresa aberta está de acordo com o que foi declarado.

O processo de licenciamento engloba  o Auto de Licença de Funcionamento (ALF) no âmbito Municipal e o Certificado de Licenciamento Integrado (CLI) para os Órgãos Estaduais no Estado de São Paulo, que formalizam que a empresa pode iniciar suas atividades. 

Seguindo com o processo dentro da REDESIM, as empresas consideradas de Baixo Risco emitem a documentação de forma online, não precisando comparecer pessoalmente em nenhuma das etapas.

Licenciamento Municipal para garantir o detalhamento das informações preenchidas para obtenção de licenças específicas do Município

Conforme já comentamos, existem atividades econômicas consideradas de baixo risco na análise dos órgãos responsáveis pelo licenciamento. As definições para baixo risco da Prefeitura de São Paulo constam no Decreto Nº 57.298, de 2016. Podemos citar, a título de exemplo, atividades de fabricação de alguns gêneros alimentícios, como biscoitos ou massas, diversas atividades de comércio, como de bebidas ou tecidos, e grande número de atividades de serviços.

Quando seu negócio está classificado como baixo risco, um Alvará de Funcionamento Provisório é emitido automaticamente no sistema REDESIM, e não é necessária vistoria.

Caso sua empresa apresente uma atividade econômica que for considerada de alto risco, serão exigidos outros documentos além de uma vistoria prévia por parte dos órgãos envolvidos no licenciamento – e só posteriormente será emitido o Alvará.

Abra sua empresa hoje – e aproveite a facilidade que a desburocratização trouxe

O que dificulta o processo de abertura da empresa, seja no Estado de São Paulo ou em outros lugares, é que ocorreram muitas mudanças no processo nos últimos anos, e muitas vezes o caminho não fica tão claro. 

https://www.youtube.com/watch?v=Zy3lCrR4vcs&ab_channel=Contabilizei

Ao mesmo tempo em que as mudanças parecem dificultar a compreensão do caminho, na verdade elas trouxeram uma enorme desburocratização – se pensarmos que anteriormente era necessário ir a cada um dos órgãos competentes para fazer aquele pedaço do processo que lhe cabia.