Assinatura digital: como ela torna mais rápida a abertura de uma empresa?

Abrir um negócio próprio é o sonho (e realidade) de muitos brasileiros. De acordo com o Sebrae, só em 2021 foram 682,7 mil microempresas abertas e 3,1 milhões de novos cadastros no MEI (Microempreendedor Individual).

Um dos fatores que contribuem para esse alto número de novos empreendimentos é o surgimento de soluções tecnologicas que vieram para desburocratizar e agilizar processos.

Empresas como a Contabilizei, que auxilia o novo empreendedor desde abrir seu CNPJ até fazer a gestão contábil do seu negócio, por exemplo, é uma dessas soluções. Além disso, a assinatura digital também faz parte desse processo, fazendo o tempo médio de abertura de uma empresa cair de semanas para poucos dias ou até poucas horas.

Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o tema e os benefícios para quem pretende começar um negócio próprio.

O que é Assinatura Digital?

A assinatura digital é, basicamente, toda assinatura realizada em meio eletrônico/digital. No Brasil, passou a ser reconhecida desde a publicação da Medida Provisória 2.200/2001, que garante a “autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como da realização de transações eletrônicas seguras”.

Hoje, qualquer pessoa (física ou jurídica) pode assinar documentos digitalmente. No entanto, é muito importante estar atento ao tipo de assinatura mais indicado para cada tipo de documento, como veremos a seguir:

Assinatura Digital Simples

Também chamada de assinatura eletrônica ou assinatura digital sem certificado, essa modalidade de assinatura é a mais utilizada e amplamente aceita. 

Ela conta com altos padrões de segurança (carimbo do tempo, criptografia, IP da máquina, senha de acesso, email) e possui validade jurídica, sendo a solução ideal nos casos em que não se exige o uso de certificado digital.

Assinatura Digital Avançada

Além dos mecanismos de segurança mencionados acima, esta modalidade conta com mais níveis de verificação, como dados biométricos ou código de segurança exclusivo do usuário (PIN), diminuindo o risco de fraude.

Assinatura Digital Qualificada

Nesta modalidade utiliza-se o Certificado Digital, que equivale ao reconhecimento de firma em cartório. Com isso, a identidade do usuário e a integridade do documento são garantidas por chaves criptográficas praticamente invioláveis.

Este nível de autenticação é exigido em situações muito específicas, principalmente por órgãos públicos como a Receita Federal, INSS e juntas comerciais.

Leia também: A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?

Vantagens da assinatura digital na abertura de novas empresas

Toda empresa, independente de porte ou setor, lida com um alto volume de documentos: contratos de aluguel, de trabalho, de fornecedores etc. Fazer isso da forma tradicional, utilizando papel e caneta, é algo extremamente burocrático e caro.

É aí que surge a importância da digitalização: otimizar processos e facilitar a vida de quem quer, literalmente, tirar suas ideias do papel e empreender.

A seguir, listamos as três principais vantagens de aderir à assinatura digital desde a abertura do seu negócio:

Economia de tempo

A formalização de um contrato chega a levar semanas quando realizada de forma tradicional, mas pode ser feita em poucos minutos no ambiente eletrônico. Ao utilizar assinatura digital, há uma redução de 97% no tempo de tramitação de documentos: em poucos cliques, está tudo resolvido!

Redução de custos

Além da economia de cerca de 85% das despesas com papel, impressão e logística, elimina-se também os custos com cartório, correios e armazenamento.

Segundo dados da IACCM, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir quase 10% da receita de uma empresa!

Segurança

Contratos assinados digitalmente são ainda mais seguros que aqueles assinados de forma tradicional. 

Com ou sem certificado, a assinatura digital está amparada por lei e conta com mecanismos de segurança avançados, como criptografia, carimbo do tempo, IP da máquina, entre outros. Além disso, no ambiente eletrônico praticamente elimina-se o risco de extravio e perda de documentos.

Como escolher uma ferramenta de assinatura digital

Existem alguns fatores que devem ser analisados na hora de escolher a sua plataforma de assinatura digital. A seguir, citamos os mais relevantes:

• Segurança: é muito importante escolher uma plataforma que conte com alto nível de segurança, diferentes etapas de autenticação e certificações válidas. 
• Usabilidade: a plataforma deve ser simples e intuitiva, considerando que várias pessoas deverão acessá-la para assinar os documentos.
• Armazenamento: documentos assinados digitalmente ficam armazenados em nuvem, por isso fique atento ao tipo de servidor que a empresa utiliza e qual a capacidade oferecida.
• Pagamento: algumas ferramentas realizam a cobrança em dólar; o que pode trazer surpresas na hora de pagar. Priorize plataformas que façam a cobrança em real.
• Suporte: ao lidar com documentos, você pode precisar de suporte a qualquer momento, por isso é importante levar em consideração como é feito o atendimento e suporte da empresa.

Como vimos, a gestão de assinaturas e documentos digitais pode ser um forte aliado na hora de abrir um novo negócio. Ao reduzir a burocracia e dar agilidade ao processo, essa solução evita que se perca tempo com tarefas que podem ser automatizadas. Dessa forma, o tempo e a atenção podem ser dedicados ao que realmente importa.