BPO Financeiro: O que é? Quanto custa? Saiba como contratar

Em um cenário de especialização cada vez maior, os empreendedores precisam se cercar de soluções periféricas que abram espaço à dedicação integral ao core business. Um desses casos é o BPO Financeiro que vamos falar neste artigo.

Muitas vezes você deve se perguntar: Meu negócio ainda é pequeno, estou iniciando, consigo dar conta das demandas financeiras durante a noite ou final de semana? Não tenho uma pessoa específica para isso porque o negócio ainda não comporta e pagar terceirização pode ter um custo elevado.

Se chegou nesse ponto, cuidado. É necessário dar atenção especializada às complexas demandas financeiras, administrativas e contábeis, porque elas estão diretamente ligadas às análises que possibilitam tomadas de decisão estratégicas que podem levar o negócio ao sucesso ou ao fracasso.

Então vamos entender o que é um BPO Financeiro, suas características e como ele pode te ajudar a crescer sem medo, cumprindo todas as obrigações inerentes à atividade empresarial.

O que é BPO Financeiro?

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que nada mais é do que a terceirização da gestão de um determinado processo, no caso financeiro. BPO Financeiro então é, em linhas gerais, quando se contrata uma empresa terceirizada para realizar a gestão das finanças  do seu empreendimento.

O BPO Financeiro será responsável por toda ou parte da gestão financeira, integrando com as rotinas contábeis e obrigações tributárias. Este ponto é importante porque sempre que se integra contabilidade e finanças o olhar estratégico sobre os números da empresa cresce e as tomadas de decisões se tornam mais seguras. 

E para autônomos, micro e pequenas empresas que tem pouca ou nenhuma estrutura, o BPO financeiro acaba sendo uma excelente solução para ter um processo de qualidade e seguro, sem ter que crescer fora do core business. Para empresas maiores e mais complexas, em função da alta demanda e da burocracia, se torna imperativo contar com um ou mais parceiros especialistas em demandas financeiras e contábeis.

Como escolher uma solução de BPO Financeiro?

Existem muitas soluções de BPO Financeiro no mercado. Importante analisar as suas demandas e rotinas e entender qual parceiro pode responder de maneira mais adequada ao seu negócio, com valor justo e entrega completa e segura.

É muito importante que na escolha do profissional ou empresa de BPO Financeiro você possibilite a integração do prestador de serviço para que ele conheça a fundo a realidade financeira da sua empresa. Claro que para isso é necessário um contrato bem específico sobre papéis e responsabilidades de cada um no processo e até onde vão as atividades do BPO Financeiro.

Um diferencial real de um fornecedor completo de BPO Financeiro é a contabilidade integrada às rotinas. Com essas duas frentes andando juntas, além do ganho ser maior, é possível ter uma análise 360o estratégica do seu negócio. Um bom exemplo desse serviço é o Contabilizei Experts, serviço que une o melhor do BPO Financeiro à contabilidade de ponta, realizado por especialistas dedicados a cada tipo de negócio.

Para fins didáticos, o trabalho se divide em etapas – inicialização, manutenção da operação e suporte estratégico permanente.

Quais são as entregas de um BPO Financeiro?

Como falamos acima, existe um método de trabalho do BPO Financeiro que é dividido em etapas e entregas. Conheça quais são essas etapas e o que cada uma delas entrega, gerando valor ao negócio do empreendedor.

1. Inicialização

Nesta primeira fase, o prestador de serviço mergulha na vida financeira e contábil da empresa, conhecendo os processos, vendo o histórico de transformação do negócio e todas as tarefas administrativas necessárias. Conhece os sistemas utilizados e as pessoas envolvidas na operação – se for uma empresa maior – e conversa com o empreendedor para entender o momento e as expectativas em relação ao trabalho. Esta etapa deve acontecer somente após o contrato assinado, sob risco de problemas quanto a conflito de interesses e segurança da informação.

O objetivo é entender o cenário e propor mudanças no processo que respondam às necessidades e expectativas do empreendedor que contratou o serviço. Ferramentas, sistemas, métricas, controles, acompanhamento diário, mensal e anual são definidos nesta etapa, bem como os relatórios gerenciais que serão entregues nos tempos determinados. 

Na prática esse onboarding acontece apenas uma vez e, realizar ele com qualidade, é fator determinante para o sucesso da parceria. Como o ditado diz “combinado não sai caro”.

2. Manutenção da operação

Essa etapa é o coração do BPO Financeiro porque é o dia a dia. São as rotinas e como são executadas pelo parceiro, atendendo as obrigações legais e burocráticas e gerando informação estratégica para a tomada de decisão na empresa. De maneira geral, o que é realizado nesta etapa, são fluxos contínuos de trabalho, muitos deles mediados por tecnologia que garante segurança e agilidade de processo. Conheça alguns:

• controle de contas a pagar e receber;
• agendamento de pagamentos;
• emissão de notas fiscais e cobranças;
• identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
• conciliação bancária;
• elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
• análise das informações gerenciais e indicadores.

Se o prestador de serviço for responsável também pela parte contábil, novas atividades são agregadas ao BPO Financeiro como:

• Certificação digital 
• Emissão de NFs/mês
• Fechamento contábil
• Relatório de Impostos pagos
• Análise de otimização tributária
• Departamento pessoal
• Relatórios gerenciais de contabilidade

Neste caso de BPO Financeiro e Contabilidade integrados, a grande vantagem é utilizar a mesma documentação da escrituração contábil e rotinas financeiras, ganhando tempo e segurança de dados. Esta etapa é contínua e pode ser revista sempre, agregando funções ou otimizando processos.

3. Suporte estratégico permanente

Esta fase é o cérebro do BPO Financeiro. Em paralelo a operação rotineira, o BPO gera números atualizados em tempo real para que o empreendedor tenha segurança e confiança na tomada de decisão do negócio. Isso garante que a estratégia esteja sempre baseada em números o mais atualizados e precisos possíveis.

Uma amostra dessa sinergia se dá na emissão das demonstrações legais acompanhadas de relatório gerencial com percepções sobre o histórico e a saúde financeira da empresa, antevendo possíveis problemas e oportunidades. Outro exemplo é se antecipar aos fatos fazendo intervenções pontuais que garantam a possibilidade de mudança de rumo de acordo com o mercado ou alterações na legislação. 

Nesta etapa é muito decisivo que o outsourcing tenha prontidão para, ao perceber problemas ou oportunidades, sinalizar rapidamente aos tomadores de decisão para que não haja risco ao processo.

Que cuidados deve se ter com a terceirização BPO Financeiro?

Como toda relação profissional, é importante tomar todos os cuidados legais para ter segurança jurídica e a melhor experiência. Aqui segue uma relação de cuidados que devem ser tomados e que vão garantir o sucesso da operação do BPO Financeiro:

• Garantir a segurança dos dados da empresa através de uma ambiente único e integrado
• Estipular um processo de comunicação claro e direto, seguindo rituais específicos para cada tema
• Ser transparente nas informações não misturando temas que não se relacionam
• Criar processo de validação do fluxo financeiro em mais de um nível, garantindo a segurança dos valores em conta pessoa jurídica

Porque contar com um serviço de BPO Financeiro?

Um BPO Financeiro tem como principal função tirar da operação core business as rotinas financeiras, contábeis e administrativas, criando um ambiente de expertise, com segurança, custo reduzido e valor percebido alto. Ao optar pela terceirização e fazer uma contratação de qualidade, o empreendedor ganha tempo para se dedicar ao negócio de maneira integral, agregando um parceiro especialista terceiro para o seu negócio.

Normalmente a demanda nasce quando algo errado acontece, se deixa de pagar algum imposto ou as notas fiscais não batem com o fluxo de caixa. A luz vermelha acende e você começa analisar seus processos e o quanto a gestão financeira está ficando de lado em função de todas as demais demandas.

Você passa a se dar conta que está navegando sem bússola, sem informação suficiente para tomar boas decisões, justamente porque não tem tempo ou uma pessoa que faça isso de maneira objetiva e sistemática.

Neste cenário que já não é bom, você começa a brigar com o excel e vê que não tem sistema integrado nem um software dedicado a gestão financeira e que, adquirir ou desenvolver tecnologia, é bastante oneroso. 

Você então compara os custos do seu tempo e dos erros gerados com o que precisaria para ter uma gestão financeira adequada ao negócio. Neste  momento você percebe que outros empreendedores tomaram a decisão pelo BPO Financeiro e estão satisfeitos. 

Como podemos ver, o BPO financeiro pode ser muito vantajoso para a micro e pequena empresa, profissionais liberais e autônomos, tanto no início como ao longo do tempo. É um aliado de seu crescimento pela qualificação da gestão financeira e empresarial. E com a integração à contabilidade, pode ser ainda melhor, com o máximo uso de tudo que esse processo pode trazer.

Quais são os serviços de um BPO Financeiro?

Obviamente cada empresa tem um determinado porte, especificidades e necessidades quando terceiriza através de um BPO Financeiro. Por isso é decisivo entender qual o seu cenário antes de contratar o serviço. Em linhas gerais, os serviços agregados mais comuns são:

• Conciliação diária de todas as entradas e saídas do negócio. 
• Gerenciamento de pagamentos de fornecedores, 
• Lançamento de contas a pagar na plataforma de gestão financeira
• Agendamento de pagamentos para que o empreendedor autorize transações.
• Transações de pessoas através de folha de pagamento de empregados e
• Emissão de notas fiscais.

Outras atividades inerentes ao processo de BPO Financeiro:

• Elaboração do fluxo de caixa;
• Gestão de indicadores;
• Análise de crédito;
• Gestão de documentos.

Quais são as vantagens de optar pela terceirização com BPO Financeiro?

Os microempreendedores individuais e as micro e pequenas empresas normalmente tem uma estrutura muito enxuta e focada no negócio. Os donos – empreendedores – são de diversos ramos de atividade – médicos, engenheiros, publicitários, profissionais de marketing, psicólogos, entre outros – e, a não ser que tenham uma segunda formação em finanças, não tem competência técnica para dominar e fazer deste tema uma coisa simples. Além disso, não há tempo para rotinas que normalmente são diárias e burocráticas.

Outro ponto importante que deve ser levado em conta na contratação de um BPO Financeiro é a legislação brasileira. Ela é extremamente complexa e muda constantemente. Somente alguém capacitado e dedicado pode dar conta das alíquotas, exceções e regulamentações que fazem parte do dia a dia financeiro e contábil. Nestes processos, um erro pode custar muito caro para um micro ou pequeno negócio.

Em linhas gerais, as vantagens para terceirizar a gestão financeira são as mesmas do que quando se terceiriza a contabilidade, por exemplo. E sempre que essas duas expertises estão juntas, a empresa tem a ganhar. As principais vantagens de terceirizar o BPO Financeiro são:

• tecnologia apropriada com custo justo;
• profissionais especializados fora da folha de pagamento;
• inviabilidade de ter um setor para essa atividade;
• suporte legal em questões financeiras, tributárias, administrativas, de pessoas
• possibilidade de atuar 100% no core business, recebendo informações gerenciais de qualidade diariamente

Ao contrário do que muitos pensam, ter um BPO Financeiro a sua disposição, pode ser muito mais vantajoso ao longo do tempo. Uma empresa saudável e com informações gerenciais na mão toma melhores decisões e acelera seu crescimento em todos os aspectos.

BPO Financeiro com a Contabilizei

Como falamos em muitos momentos do artigo, ter um BPO Financeiro integrado à contabilidade pode ser uma excelente solução para os autônomos, microempreendedores individuais, e micro e pequenas empresas, pois possibilita a segurança e a informação precisa no tempo certo para a estratégia do negócio. 

Pense na terceirização das rotinas financeiras e administrativas integradas a contabilidade do seu negócio e conheça a  nova solução Contabilizei Experts. Você terá – além de todo o background do maior escritório de contabilidade do país com know how no seu segmento – um assessor especialista em seu segmento dedicado ao seu negócio e todo o suporte na sua  gestão financeira. Conciliação Bancária, Contas a Pagar e Receber, Fluxo de Caixa, entre muitas outras atividades alinhadas, estratégicas e seguras para você focar no seu negócio e fazê-lo crescer ainda mais.