Cartão de crédito corporativo: como e por que usar

Cada dia que passa o mundo corporativo ganha novas soluções para facilitar a vida do empreendedor. Um bom exemplo é o Balcão Único, sistema do Governo Federal que facilita a obtenção de CNPJ.

Mas, depois que a empresa está aberta, é preciso lidar com uma série de questões, e uma das que mais preocupa os donos de negócio é a gestão financeira.

A boa notícia é que também para isso há uma ferramenta que pode ajudar a controlar melhor os gastos empresariais, que é o cartão de crédito corporativo.

Similar ao cartão de crédito que usamos no dia a dia para pagar as nossas contas pessoais, a maior diferença é que esse tipo de cartão só pode ser utilizado para despesas voltadas para o negócio, tais como viagens, aquisição de materiais de escritório, entre outros.

Além disso, para realmente ajudar no controle de gastos, é fundamental que esse recurso tenha regras claras, tais como quais funcionários podem usar o cartão de crédito corporativo e qual o limite de gastos mensais.

Achou a ideia interessante para o seu negócio? Então confira agora dicas e orientações bem importantes do uso correto desse recurso que vão lhe ajudar bastante na gestão financeira da sua empresa!

Cartão de crédito corporativo, o que é?

Cartão de crédito corporativo é um cartão bancário utilizado exclusivamente para o pagamento das despesas de uma empresa, podendo, ou não estar vinculado à conta bancária (conta PJ) do negócio.

A ideia com o uso dessa solução é centralizar todos os gastos corporativos em uma única fatura, ou faturas que se relacionam, facilitando a gestão financeira da empresa.

Por exemplo, se a empresa conta com um profissional que faz viagens e precisa de recursos para arcar com as despesas dessa atividade, ao invés de solicitar que ele pague e seja feito o reembolso depois, pode dispor de um cartão de crédito corporativo para facilitar esse processo.

Assim, tudo que for pertinente ao trabalho, tais como gastos com hotel, alimentação etc, é pago com o cartão da empresa.

Qual a diferença entre o cartão pessoa física e o corporativo?

A principal diferença entre o cartão de pessoa física e o corporativo, é que o primeiro pode ser usado para pagamento de despesas pessoais, o segundo não.

Ainda usando o exemplo anterior, do funcionário que viaja a trabalho, caso ele adquira algo na viagem que não seja relacionado à empresa, tais como presentes e outros itens, esses devem ser pagos com o seu próprio cartão de crédito ou débito, jamais com o corporativo.

Cartão corporativo tem a função débito?

Sim, o cartão corporativo pode ter a função débito, tudo depende do contrato que foi firmado com o banco que fornece essa ferramenta.

Outro critério para escolher entre o cartão corporativo de crédito, débito, ou os dois, é a saúde financeira da empresa.

Cabe ao gestor analisar qual das duas funções de pagamento vai contribuir para um controle melhor dos gastos.

Há ainda uma terceira opção, que é o cartão corporativo pré-pago. Esse modelo conta com um limite de saldo pré-determinado, a ser usado na função débito, até que se esgote.

Essa pode ser uma boa alternativa para quem não quer lidar com as faturas do cartão, nem extrapolar o máximo de despesas que a empresa pode absorver sem comprometer a sua lucratividade.

Posso tomar empréstimo com cartão corporativo?

Mais uma vez, depende do que contempla o contrato com o banco. Mas, em linhas gerais, várias instituições financeiras permitem a obtenção de empréstimos via cartão de crédito.

Se o objetivo for buscar um empréstimo para abrir empresa, é bem provável que não consiga fazer isso com o cartão de crédito corporativo. Afinal, é preciso já ter o CNPJ aberto para solicitar esse tipo de cartão.

No entanto, se o propósito do crédito for o pagamento de despesas extras, ou mesmo a expansão do negócio, é bem importante considerar se essa é a opção mais adequada.

Vale considerar, por exemplo, que os cartões de crédito costumam ter juros e taxas um tanto elevados, o que pode comprometer bastante as suas finanças.

Assim, se realmente precisar de um recurso financeiro a mais para a sua empresa, é interessante considerar outras opções, por exemplo, o fornecimento de microcrédito para micro e pequenas empresas que pode, inclusive, ser solicitado via internet.

Dica de leitura: “Conheça 6 Principais Linhas de Crédito para Empresas Pequenas e Médias”

Posso pagar despesas pessoais com cartão corporativo?

Como explicamos anteriormente, despesas pessoais não devem ser pagas com cartão corporativo, tanto o de débito quanto o de crédito.

Uma das propostas desse recurso é justamente separar as finanças pessoais das empresariais.

Assim, mesmo que a sua empresa não tenha funcionários, é bem importante que você utilize o cartão corporativo apenas para o pagamento de contas e despesas do seu negócio, separando a sua conta pessoal da conta da empresa.

Para quem tem funcionários e vai disponibilizar esse recurso, é fundamental deixar claro quais são as regras de utilização, que inclui o não pagamento de despesas particulares com o cartão da empresa.

Posso pagar despesas da empresa com cartão pessoal?

O contrário também é válido, ou seja, não é indicado utilizar o cartão pessoal para pagar despesas da empresa.

Esse é um hábito bastante comum de micro e pequenas empresas, especialmente as que estão no início das atividades.

Porém, é bastante importante para o crescimento da empresa que, desde os primeiros passos, haja uma separação das despesas pessoais do empreendedor e das despesas corporativas.

Isso ajuda a controlar melhor os gastos, identificar pontos de perda de rendimento, e também a determinar o que é lucro para o dono do negócio e o que deve voltar para ser investido na empresa.

Aproveite e leia também: “9 dicas para organizar as suas finanças pessoais”

Quantos cartões a minha empresa pode ter?

De modo geral, não há limites para o número de cartões corporativos que a sua empresa pode ter. A definição vai depender, basicamente, do porte do seu negócio e do contrato que tem com o banco.

É possível, por exemplo, ter mais de um cartão de crédito corporativo com faturas separadas, ou vários vinculados a uma mesma fatura, o que centraliza todas as despesas em uma única nota.

Quem pode usar o cartão corporativo da empresa?

O cartão corporativo costuma ser direcionado para cargos executivos, gestores e/ou lideranças. No entanto, a definição de quem pode usar os cartões da sua empresa depende do seu modelo de negócio e do objetivo do uso desse recurso.

Em resumo, é você que decide quem pode usar essa ferramenta, bem como quais são as regras para essa utilização.

Como são contabilizados os gastos com cartão de crédito corporativo?

Para a contabilização correta dos gastos com cartão de crédito corporativo, é bastante  indicado orientar que a cada pagamento seja solicitada uma nota fiscal ou comprovante com o CNPJ da empresa.

Em seguida, deve-se fazer a conciliação bancária, comparando esses comprovantes com as despesas descritas na fatura para confirmar se todas são realmente relacionadas ao negócio.

Uma vez feito esse processo, o valor pode ser lançado normalmente nas despesas mensais (contas a pagar) da empresa.

O artigo “Contabilidade Empresarial: O Que é? Saiba sua Importância” tem orientações que, certamente, vão lhe ajudar nesse processo. Não deixe de ler!