Como obter um certificado digital?

A aquisição do certificado digital começa com a escolha do modelo mais adequado para o sócio ou empresa, então é necessário encontrar uma autoridade certificadora habilitada, enviar a documentação solicitada e realizar a validação biométrica de forma presencial ou online.

O certificado digital da pessoa física ou jurídica será emitido, ou a mídia física será entregue para armazenamento, juntamente com a senha cadastrada no momento da validação.

O certificado digital pode ter validade de 1 ou 3 anos e ser em formato físico (token ou smartcard) ou ainda em formato digital, instalado e armazenado diretamente no computador.

O que é e para que serve o certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma identidade formal e com validade jurídica para autenticar operações como entrega de declarações, acesso à sistemas do governo e assinaturas em documentos oficiais, tanto da pessoa física quanto da jurídica.

O arquivo contém dados criptografados do CPF ou CNPJ, validados pela Autoridade Certificadora (AC) responsável pela veracidade das informações, protegendo transações eletrônicas e possibilitando mais agilidade e segurança na assinatura de documentos.

Passo a passo: como obter um certificado digital

Adquirir um certificado digital é um processo simples que pode ser solicitado a qualquer momento, seja pela comodidade da assinatura em documentos e facilidade no acesso a sistemas do governo ou pela obrigatoriedade em processos, como no caso da abertura de empresas em diversos estados.

Passo 1: Escolher o melhor modelo e tipo

Escolher entre os modelos e tipos de certificado digital é a primeira etapa para adquirir o arquivo que atenda a todas as necessidades da pessoa física ou jurídica. 

Caso o motivo da compra seja para a utilização de um sistema ou plataforma, é importante consultar com o fornecedor para verificar se existem exigências quanto ao modelo e tipo. 

Já na abertura de um CNPJ em São Paulo ou Paraná, por exemplo, o sócio administrador precisa adquirir um certificado digital e-CPF para assinar a documentação de constituição e em alguns casos escolher um e-CNPJ para a entrega de obrigações da empresa.

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Existem dois tipos de certificado digital para cada modelo oferecido, seja para empresas ou pessoas físicas: 

• A1 — software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
• A3 — dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).

Os certificados digitais para empresas podem também ser diferenciados de acordo com a finalidade:

e-CPF – utilizado para identificar um CPF no acesso em sistemas do governo, entrega da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física e assinaturas em documentos.

NF-e — utilizado para emitir documentos fiscais de diferentes tipos, como notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e);

e-CNPJ — adotado para identificar a empresa em meios digitais e para realizar atos em ambientes online (inclusive emissão de notas fiscais).

As principais diferenças entre eles se dá no tempo de validade, finalidade e forma de acesso, sendo que a maioria dos sistemas e plataformas online exigem o modelo A1, sendo possível o upload e utilização do arquivo em mais de um computador ao mesmo tempo.

A contabilidade é uma grande aliada no processo de decisão do melhor modelo e tipo de certificado digital, principalmente nos casos de abertura de empresas e contratação de sistemas. 

Na Contabilizei, por exemplo, é fundamental que tanto o e-CPF quanto o e-CNPJ sejam adquiridos do tipo A1, possibilitando os acessos necessários para que a abertura da empresa ocorra com mais agilidade e as obrigações estejam sempre em dia. 

Passo 2: Escolher a empresa certificadora

Depois de definir qual certificado digital é o mais adequado, é hora de escolher uma certificadora para realizar o processo de emissão do arquivo. Para isso, é importante avaliar alguns critérios como a forma de atendimento e suporte oferecidos, preço, localização, opção por validação biométrica online, entre outros.

A Contabilizei possui parceria com a certificadora Soluti, facilitando a compra do certificado digital tanto para os sócios quanto para a empresa e garantindo descontos e até a aquisição sem custo do arquivo em alguns planos.

Passo 3: Envio de documentos

A documentação para a emissão do certificado digital pode variar um pouco de acordo com a certificadora escolhida, mas geralmente são:

• Para pessoas jurídicas: estatuto, contrato social, requerimento do empresário ou ato constitutivo e cartão do CNPJ, além dos documentos dos responsáveis legais pela empresa, como RG, CNH ou outro documento que comprove identidade, CPF e comprovante de residência.
• Para pessoas físicas: documento de identificação pessoal legível com foto e comprovante de residência.

Passo 4: Validação presencial ou online

Para que um certificado tenha validade é obrigatória a validação pela certificadora, presencial ou por videoconferência. Nesta validação os documentos solicitados são apresentados e os dados biométricos e foto do adquirente são coletados.

Caso não exista nenhum impedimento o certificado será emitido e estará pronto para ser instalado e utilizado. Tanto a instalação do certificado digital modelo A1 ou A3 são simples e rápidas, porém é muito importante que as senhas cadastradas sejam guardadas com segurança, pois são irrecuperáveis.

Como funciona o certificado digital?

Um certificado digital é um documento eletrônico que reconhece e emite uma assinatura digital com chaves criptografadas que asseguram valor legal à documentos e acessos.

É importante ressaltar que o arquivo representa a identidade da pessoa física ou jurídica no mundo virtual, sendo importante criar uma senha de acesso segura e compartilhar o arquivo e senha apenas com profissionais confiáveis, como contadores e advogados, ou plataformas que trarão mais agilidade e transparência nas informações e processos da empresa.

O certificado digital é uma importante ferramenta para simplificar a contabilidade online, por exemplo. Por isso, é importante obtê-lo.

Certificado digital para MEI é diferente?

Existem modelos de certificados digitais específicos para Microempreendedores Individuais (MEI), conhecidos como e-MEI. Eles costumam ter um valor de aquisição inferior ao e-CNPJ utilizado pelas demais empresas, pois possuem necessidades diferentes e simplificadas do arquivo.

Vale lembrar que o certificado digital não é obrigatório para nenhuma das obrigações do MEI, mas pode ser utilizado para o acesso a sistemas contratados que automatizam processos ou realizam consultas que exigem tal informação.

Como conseguir o certificado A1 de graça?

Reduzir os custos com a compra ou venda de produtos e serviços é fundamental para melhorar os resultados de micro e pequenas empresas, especialmente na abertura do CNPJ, que já demanda o pagamento de outras taxas..

Para a maioria dos planos disponíveis, a Contabilizei, em parceria com a certificadora Soluti, oferece o certificado digital A1 de graça para os clientes que contratam o serviço de contabilidade anual, além de não cobrar pelo serviço de abertura de CNPJ em todas as cidades atendidas.

Conheça mais sobre a importância deste arquivo para o funcionamento das automações na plataforma Contabilizei e como conseguir o certificado digital A1 de graça.