Se você está em busca de entender melhor sobre a DEFIS, uma obrigação tributária a ser declarada por todas as empresas optantes do Simples Nacional (exceto MEI), com o objetivo de informar à Receita Federal os dados econômicos, sociais e fiscais da empresa em relação às operações do ano anterior..

Em meio à proximidade do prazo de entrega, muitas empresas buscam entender a DEFIS, frequentemente confundida com o IRPJ, especialmente considerando  que ambas as declarações possuem funções similares e informativas. 

Diferente do IRPJ, não há multas na declaração em atraso da DEFIS mas a empresa passa a ficar impedida de enviar a declaração mensal do Simples Nacional e apurar seu imposto.  

Mas qual seria o objetivo desse documento? Sua declaração é obrigatória? O que mais acontece caso não seja enviada? Essas e outras respostas você terá ao continuar a leitura.

Defis: o que é?

A Defis, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é utilizada para informar à Receita Federal dados econômicos, sociais e fiscais de todas as empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela também comunica e comprova ao Governo Federal quais tributos foram recolhidos. 

As informações fornecidas pelo contribuinte na DEFIS serão compartilhadas entre a também aos órgãos responsáveis pela fiscalização tributária nos Estados, no Distrito Federal e nos municípios.

A sua declaração é obrigatória e deve acontecer anualmente relativa às operações do ano anterior da empresa enquadrada no Simples Nacional. 

Se quiser saber mais sobre o Simples Nacional, veja como abrir uma empresa no Simples Nacional.

Diferença entre Defis e IRPJ

Uma dúvida bastante comum é se Defis é o mesmo que IRPJ, Imposto de Renda de Pessoa Jurídica. A resposta é não. A diferença entre as declarações começa pela função que cada uma tem, assim como as informações que devem conter.

O formulário de IRPJ deve ser preenchido e enviado por toda empresa optantes pelos regime tributários do Lucro Presumido ou do Lucro Real, que também é uma declaração anual e que além de declarar informações similares as informações da empresa que declara Defis, precisam apresentar muitas outras informações em relação às suas operações

No IRPJ, se houver quantia a ser paga após a declaração, o recolhimento é feito através do Darf, Documento de Arrecadação da Receita Federal. Já os impostos e demais tributos dos participantes do Simples Nacional são recolhidos mensalmente pelo pagamento do DAS, ou seja, não há imposto a pagar após a declaração da Defis.

Quem deve declarar a DEFIS?

A Defis é uma obrigação tributária e deve ser obrigatoriamente declarada por todas as tributadas pelo Simples Nacional (exceto MEI), ou seja, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), ainda que sem faturamento no ano-exercício anterior ou alterações patrimoniais.

Prazo de entrega da DEFIS 2024

A Defis deve ser declarada sempre até às 23:59 h do dia 31 de março de cada ano, relativo às informações sócio-econômicas da empresa no ano anterior. 

Então as informações relativas ao ano de 2023 poderão ser declaradas até o último minuto do dia 31 de março de 2024.

A declaração é informada e transmitida pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D), disponível no site da Receita Federal.

Você também vai precisar de um certificado digital da empresa, código de acesso ou procuração eletrônica para transmissão dos dados.

Informações que devem contar na Defis

Sabendo de tudo isso, se a sua empresa é participante do Simples, você deve emitir a Defis. Mas para que a Receita Federal verifique sua situação, é preciso informar alguns dados, tais como:

• ganhos de capital;
• total de despesas;
• lucro contábil, caso se aplique;
• dados pessoais e rendimento dos sócios;
• número de empregados no início e no final do período que contempla a declaração;
• saldo bancário, ou em caixa, do início e do final do período que contempla a declaração;
• mudança de endereço, caso tenha ocorrido.

Algumas dessas informações podem ser muito complexas de serem preenchidas pelo sócio ou administrador da empresa, inclusive todas as informações são de conhecimento e controle da contabilidade responsável pela empresa. Então é altamente recomendado que esta declaração seja realizada pelo contador, como uma obrigação incluída em sua prestação de serviço, até mesmo para garantir a correta declaração à Receita Federal. 

Consequências de não entregar a declaração

Ainda que não estejam previstas multas pela não entrega da Defis, a apuração mensal do DAS para pagamento só estará liberada após a entrega da declaração referente ao ano anterior. 

Ou seja, você não conseguirá cumprir com suas obrigações fiscais se não enviar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. 

O contador e especialista tributário da Contabilizei, Michel Batista, complementa que “apesar de não haver multa pela não entrega ou declaração em atraso da Defis, a consequência da impossibilidade ou atraso em apurar e pagar os impostos mensais, geram a incidência de multa e juros no pagamento DAS após a regularização. E se não for regularizada,  com o tempo acontece a inativação das inscrições municipal e estadual, o que impede a emissão de notas fiscais, e consequentemente a empresa deixa de faturar e realizar a venda de seus produtos e serviços”.

Lembrando que além destes transtornos pelo não pagamento do DAS, a dívida acarreta a  inscrição na Dívida Ativa e até perda do CNPJ.

Como evitar erros no preenchimento e entrega

Ainda que o preenchimento e envio da Defis seja relativamente fácil, é fundamental que o levantamento de todos os dados estejam corretos. 

Considerando que todas as empresas (exceto MEI) precisam ter assessoria mensal de uma contabilidade, nada melhor do que contar com a ajuda de um contador também para essa tarefa.

Além de otimizar o processo de preenchimento e entrega da Defis da sua empresa, você terá a segurança de estar enviando as informações sem erros e dentro do prazo.

Conclusão 

A Defis é uma declaração que deve ser enviada à Receita Federal por todas as empresas optantes pelo Simples Nacional (exceto MEI). O objetivo é informar ao órgão fiscalizador dados econômicos, sociais e fiscais, bem como os tributos e impostos que foram recolhidos no ano de apuração.

As obrigações tributárias para manter um negócio legalizado são diversas. Conhecer mais sobre elas evita problemas com o Fisco e ajuda sua empresa a crescer cada dia mais. 

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