Documentação para abrir empresa: saiba o que é solicitado durante o processo

Os documentos necessários para abrir uma empresa são: RG, CPF, título de eleitor, comprovantes de endereço residencial e comercial, declaração do imposto de renda, cópia do IPTU e diversos outros tipos de documentação que podem ser requisitados posteriormente dependendo da área ou do porte da empresa.

Para se certificar de que você tem toda a documentação necessária para abrir uma empresa, confira aqui a lista completa de documentos e as etapas para abrir um CNPJ de forma rápida e segura!

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Muitas vezes, na hora de decidir abrir uma empresa, o empreendedor se depara com burocracia, questões fiscais e principalmente atraso no processo de abertura, o que pode ser extremamente cansativo e até desanimador. E, geralmente, a causa de tudo isso é a falta de planejamento e de não ter os documentos certos em mãos para abrir a empresa de maneira rápida.

Por isso, separamos a lista completa da documentação para abrir empresa — sem burocracias ou atrasos para não confundir, ou desanimar ninguém! Confira abaixo todos os documentos e o passo a passo.

A documentação para abrir empresa: o que é solicitado?

Primeiramente, os documentos iniciais que o empreendedor deve apresentar para dar entrada ao processo de abertura de empresa incluem tanto documentos pessoais quanto os documentos de sua futura empresa.

Quando falamos em dados pessoais, os documentos necessários para abrir uma empresa são:  

• Cópia autenticada do RG;
• Cópia simples do CPF;
• Certidão de casamento (se for casado);
• Carteira do órgão regulamentador (como OAB, CRA, CREA, CORE, entre outros);
• Cópia simples do comprovante de endereço residencial; 
• Última declaração do IR (Imposto de Renda).

Já os documentos da futura empresa são:

• Cópia simples do comprovante de endereço comercial onde será a sede da empresa (se for diferente do endereço residencial);
• Cópia do IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) ou de outro documento que conste a Inscrição Imobiliária, ou Indicação Fiscal do imóvel que irá abrigar o estabelecimento;  
• Atividades da empresa;  
• Nome fantasia da empresa.

Lembre-se também que, se houver outros sócios na empresa, será necessário enviar os mesmos tipos de documentos de cada um deles.

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Processo de abertura de empresa: a documentação passo a passo

Após ter em mãos toda a documentação necessária para abrir uma empresa, os próximos passos envolvem, além de outros tipos de documentos conforme o tipo societário, porte e faturamento que você optar para seu negócio, também todo processo de abertura de empresa, passo a passo, do que você terá que seguir.

Antes de tudo, devemos ressaltar que todos os documentos citados aqui, assim como o processo de abertura, são voltadas especificamente para micro e pequenas empresas, como nos casos de ME (Microempresa) e EPP (Empresa de Pequeno Porte).

Em outros casos mais complexos, pode haver a necessidade de outros tipos de documentação para abrir empresa – principalmente com empresas de grande porte.

Portanto, o processo de abertura de empresa inclui:

1. Contrato Social

Esse documento é como uma espécie de certidão de nascimento da empresa. Nele, deve constar não só os dados dos sócios do negócio, como RG, CPF, IR, entre outros que já foram mencionados no início do texto na lista de documentação para abrir empresa, mas também deve constar o ramo de atuação e o capital inicial da empresa, a responsabilidade de cada sócio, etc.

A elaboração do Contrato Social é como a “base” para o negócio e deve ser feita logo no primeiro passo não só para definir todas as características da empresa, mas também porque é necessário para as próximas etapas.

2. Registro na Junta Comercial

Enquanto o Contrato Social é a certidão de nascimento da empresa, o registro na Junta Comercial será a certidão de nascimento do CNPJ por isso, é o que fará com que o seu negócio comece a existir oficialmente e possa operar legalmente.

É aqui onde você poderá fazer o pedido do CNPJ e receberá o NIRE (Número de Identificação do Registro da Empresa), que deve ser uma etiqueta ou carimbo. Para isso, você precisará de outros documentos, como:

• Contrato Social (como explicado no primeiro passo) e a descrição do tipo societário, em três vias;
• Cópia(s) autenticada(s) do(s) RG(s) e CPF(s) do(s) sócio(s);
• Requerimento padrão (capa da Junta Comercial) em uma via;
• Os modelos 1 e 2 da FCN (Ficha de Cadastro Nacional) em uma via; 
• Pagamento das taxas com o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).

3. CNPJ

Com o carimbo ou etiqueta do NIRE, é possível finalmente adquirir o CNPJ. 

Essa parte do processo deve ser feito pela internet, acessando o site da Receita Federal e verificando quais outros tipos de documentos serão necessários enviar. 

O envio dessa documentação é feito por Correios ou indo pessoalmente até a unidade da Receita Federal mais próxima a você — lembrando que a resposta ainda assim será pela internet.

Os documentos “extras” necessários aqui incluem:

• FCPJ (Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica);
• QSA (Quadro de Sócios e Administradores);
• Ficha específica, de acordo com o órgão convenente;
• DBE (Documento Básico de Entrada) do CNPJ ou o protocolo de transmissão; 
• Ficha de beneficiários finais (documento obrigatório quando for informada a existência ou inexistência de beneficiários finais).

Os únicos empreendedores que não precisam passar por essa parte para adquirir o CNPJ são os MEIs (Microempreendedor Individual). Nesses casos, o CNPJ é emitido automaticamente pela internet ao se registrar no Portal do Empreendedor.

Além disso, é também durante essa parte do processo onde o(s) sócio(s) escolhe a atividade da empresa (apontando os CNAEs) para que a Receita Federal possa tributar e fiscalizar o negócio devidamente.

Para encontrar os CNAEs disponíveis para o seu negócio, basta usar nossa ferramenta consultor de CNAEs, a forma mais fácil, gratuita e completa de descobrir a atividade ideal para a sua empresa.

4. Alvará de funcionamento

Essa etapa do processo trata-se de adquirir a licença que permite que sua empresa possa exercer legalmente todas as atividades registradas no passo anterior. 

Geralmente o órgão envolvido é a Prefeitura ou outro órgão governamental municioal.Para obter esse alvará, será preciso outros documentos, como:  

• Análise de endereço que tenha sido previamente aprovada;
• Formulário da prefeitura;
• Cópia do CNPJ;
• Cópia do Contrato Social; 
• Laudo dos órgãos de vistoria, quando for necessário.

É importante ressaltar que, nesse último item, os órgãos de vistoria serão necessários para obter o alvará de funcionamento, mas cada empresa deve ser analisada especificamente. 

Por exemplo, em casos de empresas que lidam com produtos explosivos, inflamáveis ou perigosos em geral, você precisará de outras licenças e autorizações de órgãos de vistoria específicos.

Baixe gratuitamente o material “Como abrir um CNPJ” elaborado pelos especialistas da Contabilizei com o passo a passo detalhado para consultar futuramente.

5. Inscrição Estadual

Esse documento, além de representar o registro formal da empresa, também cadastra o negócio no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), permitindo a comercialização de produtos dentro do território brasileiro.

Geralmente, a inscrição costuma ser feita na Secretaria do Estado da Fazenda, mas, hoje em dia, os empreendedores estão adquirindo esse documento com o CNPJ, uma vez que há alguns Estados que tem convênio com a Receita Federal. Portanto, confirme no seu Estado se é possível obter ambos com um único cadastro!

Os documentos que serão necessários para essa etapa final são:

• DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;
• DCC (Documento Complementar de Cadastro), em uma via;
• Comprovante de endereços dos sócios, original ou cópia autenticada;
• Cópia autenticada do documento de direito de uso do imóvel, como contrato de locação ou escritura pública;
• Número do cadastro fiscal do contador responsável pela sua empresa;
• Comprovante de contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços) para as empresas que irão prestar serviços;
• Certidão simplificada da Junta Comercial para empresas que foram formalizadas há mais de três meses;
• Cópia do ato constitutivo;
• Cópia do CNPJ;
• Cópia do alvará de funcionamento; e
• RG e CPF dos sócios.

Para empresas dos segmentos de comércios, indústrias e prestação de serviços de comunicação, energia e de transporte intermunicipal e interestadual, esse documento é obrigatório.

Além de todo esse processo, deve ser feito também o cadastro na Previdência Social em até 30 dias após começar oficialmente as atividades da sua empresa. Esse passo é obrigatório para toda micro e pequena empresa, mesmo ainda não tendo contratado funcionários. 

Com o processo todo explicado de passo a passo, é possível ver a importância de ter exatamente toda a documentação necessária para abrir uma empresa — e a complexidade!

Como os documentos são muitos, a melhor solução para não ter confusão e muito menos atrasos no processo de abertura, é contratar um serviço de contabilidade com profissionais qualificados!

Para isso, conheça a Contabilizei, o maior escritório de contabilidade do Brasil e líder em abertura de CNPJs!