e-Social Simplificado: O que é, o que muda e para que serve?

O e-Social é um programa do governo brasileiro que une todas as principais obrigações acessórias das empresas em apenas uma plataforma simples de ser utilizada.

O que mudou com a simplificação do e-Social?

Com a nova alteração, o e-Social Simplificado é o sistema que substituirá o e-Social implantado desde 2015. Ele foi pensado para ser mais fácil, mais simples e, ao mesmo tempo, preservar todos os investimentos feitos pelas empresas e demais empregadores.

Como funciona o e-Social?

Criado pelo Governo Federal em 2014, o e-Social surgiu com o intuito de facilitar para as empresas a prestação de dados referentes aos colaboradores, como folha de pagamento, aviso prévio, contribuições previdenciárias e vínculos, entre outros.

Todas essas informações foram unificadas em apenas uma plataforma, diminuindo a burocracia e eliminando a necessidade de preencher e entregar declarações e formulários separadamente para diferentes órgãos. A elaboração dessa primeira versão teve a participação da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), da Caixa Econômica Federal (CEF), do Ministério do Trabalho (MTB) e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

O que muda no e-Social simplificado?

De acordo com o Governo Federal, a nova versão do sistema teve a colaboração das Confederações Patronais, do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), da Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), do Sebrae, da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon) e foi desenvolvida com foco nas seguintes premissas:

• Desburocratização e substituição das obrigações acessórias;
• Não solicitação de dados já conhecidos;
• Eliminação de pontos de complexidade;
• Modernização e simplificação do sistema;
• Integridade e continuidade da informação;
• Respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais.

Seguindo esses princípios, foram apresentadas novidades como o uso do CPF como única identificação e a alteração nas regras de fechamento da folha de pagamento. Veja tudo o que mudou para os usuários:

• Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
• Redução do número de eventos;
• Expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex.: FAP);
• Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas, e não erros);
• Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
• Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

Para que serve o e-Social simplificado?

O e-Social é um programa que visa beneficiar diretamente os trabalhadores, garantindo os direitos trabalhistas e previdenciários, como 13° salário, férias e pagamento de valores rescisórios corretamente.

Para as organizações, o eSocial simplifica o cumprimento de obrigações fiscais e aumenta a qualidade das informações prestadas. O empregador poderá usar a ferramenta para consultar qualquer divergência no cadastro dos funcionários, como nome e números de documentos.

O sistema está disponível para empresas tributadas nas seguintes categorias:

• Lucro Real;
• Lucro Presumido;
• Simples Nacional;
• MEI;
• Pequeno produtor rural.

O que deve ser informado no e-Social?

O departamento de Recursos Humanos (RH) deve obrigatoriamente informar alguns dados ao sistema, recebendo um número de protocolo referente à validação dos dados. São elas:

• Admissões e demissões de funcionários;
• Folha de pagamento;
• Reajustes salariais;
• Mudanças de horário de trabalho;
• Alterações de jornada;
• Aviso prévio;
• Comunicação de acidentes de trabalho;
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Recolhimento de contribuições patronais e previdenciárias.

Como o e-Social está interligado a Receita Federal?

Como o programa está interligado ao sistema da Receita Federal, é de suma importância checar a veracidade dos dados prestados e conferi-los na folha de pagamento pelo RH da empresa.

Assim sendo, é extremamente importante que haja consistência das informações no registro do programa com a realidade da folha de pagamento.

As movimentações que ocorrerem com qualquer empregado, em qualquer situação, devem estar sempre em consonância com as informações passadas à Receita Federal, bem como alinhadas com a legislação trabalhista e previdenciária para que a empresa não esteja sujeita a qualquer tipo de sanção.

Qual a importância do e-Social para os micro e pequenos empreendedores?

Toda empresa ou pessoa física que contrata prestadores de serviço deve se cadastrar no e-Social, desde que essa contratação resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias.

Isso significa que, além do controle de ponto do empregado doméstico, os empregadores pessoa física também devem enviar informações pelo eSocial e estar atentos aos prazos de envio dos dados.

Já no caso dos empregadores pessoa jurídica, eles devem aderir ao eSocial empresas de diferentes portes, setores de atuação e valores de faturamento.

Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI) com um funcionário também devem enviar suas informações acessórias por meio do novo sistema.

Para realizar o cadastro de empresas e prestadores de serviço no e-Social, é preciso informar dados de identificação dos mesmos e das atividades desenvolvidas, como CPF, CNPJ, NIS, PIS/PASEP, declaração de imposto de renda e contrato social, entre outros.

Passo a passo para integrar o e-Social ao seu fluxo financeiro e na sua contabilidade

Com o e-Social simplificado existem alguns pontos fundamentais para se adequar à nova versão.

1.Dados cadastrais

Atualize os dados cadastrais dos seus funcionários no Portal Dataprev informando dados como: data de nascimento, nome completo, NIS e CPF. Caso seja necessário, o órgão apontará os dados que não batem e solicitará a regularização por parte da empresa.

2. Integrar setores

Integre setores como o jurídico, de recursos humanos, financeiro, comercial, contábil e fiscal da empresa em um único sistema de gestão capaz de coletar todas as informações exigidas pelo e-Social automaticamente, dispensando a necessidade de trabalho manual para transferir dados de um setor para outro.

3. Declarações e eventos

As declarações que precisam ser feitas pelo e-Social são chamadas de eventos. Existem mais de 40 tipos deles, com regras, informações e prazos de envio distintos. 

Os eventos se dividem em iniciais, periódicos e não periódicos:

• Os eventos iniciais são aqueles que devem ser enviados apenas uma única vez pelas empresas, no momento do cadastro inicial no e-Social;
• Os eventos periódicos são aqueles que têm prazo de envio recorrente, como as folhas de pagamento dos funcionários. Esse tipo de evento deve ser transmitido ao e-Social até o dia sete do mês seguinte ou o último dia útil imediatamente anterior, caso a data caia em um dia sem expediente bancário;
• Os eventos não periódicos, por sua vez, não têm prazo de envio pré-definido e variam de acordo com o tipo de declaração. É o que acontece quando um funcionário é admitido, por exemplo.

Alguns eventos dependem de que outros tenham sido declarados anteriormente, portanto, é preciso atentar para a ordem de envio das tabelas.

Quem deve aderir ao e-Social simplificado?

Todas as empresas de diferentes portes, setores de atuação e valores de faturamento devem aderir ao e-Social Simplificado. Assim como: 

• ME (Microempresa);
• EPP (Empresa de Pequeno Porte);
• MEI (Microempreendedor Individual);

Empresas e seus trabalhadores

O não cumprimento dos prazos do eSocial pode gerar observações e multas para as empresas. 

Por isso, é muito importante que as organizações se preparem para a adoção do sistema, tanto estruturando processos eficientes quanto adotando sistemas que facilitem o registro e a organização dos dados que precisam ser enviados.

Falta de registro da contratação de funcionários, alterações em dados cadastrais e falta de exames médicos, entre outros, são alguns dos motivos que podem resultar em multas para as empresas, de forma semelhante ao que já acontecia antes da implantação do eSocial.

Por isso, acompanhe as exigências e as mudanças que o governo faz, e conte com auxílio de profissionais da área contábil e fiscal para segurança no seu negócio.