Empresa familiar e o IRPF em 2024: como declarar?

Declarar o Imposto de Renda tem suas dificuldades, mas também não é nada que não se possa estudar e cumprir corretamente. Quando se trata de empresas, os contadores são os melhores amigos do empresário neste momento. E quando se trata de empresa familiar?

Claro que as empresas em operação contam também com esse apoio, mas muita gente escolhe fazer a parte de Pessoa Física por conta própria – e vamos esclarecer aqui algumas dúvidas sobre os casos de empresas familiares.

Este modelo de empresas é um misto de situações: o pessoal da família é também o time da empresa. É aí que algumas vezes as situações ficam complicadas, porque a gente não sabe onde um começa e o outro termina. Vamos desenrolar?

O que é uma empresa familiar? 

Uma empresa familiar é um negócio onde os sócios são membros da mesma família. Muitas vezes, nestes casos, além dos sócios, diversos colaboradores da empresa também são do núcleo familiar.

Todo mundo conhece um restaurante assim: trabalham marido, mulher, avó, os filhos crescem dentro da empresa e já vão entrando no espírito. É típico. E os exemplos estão em todo canto, nos mais diversos segmentos, e aparecem em todos os tamanhos de empresa também.

As questões que surgem para quem monta um tipo de empresa onde os papéis vão muito além dos negócios são especialmente relacionadas à organização profissional do trabalho, uma vez que esse espaço se confunde com possíveis níveis hierárquicos que já existem na família.

Por exemplo, quando um sobrinho é aquele que comanda o negócio e um de seus tios está sob sua gestão, os papéis precisam estar claros: o tio tem bastante experiência de vida, e o sobrinho pode aproveitá-la para apoiá-lo, mas deve ficar claro quem definirá as ações estratégicas da empresa.

Como declarar sociedade em empresa familiar? 

A montagem da empresa familiar, o registro da criação, é idêntico a qualquer outro tipo de negócio. Ao eleger o tipo de sociedade que será criada, os membros da família definem cotas e indicam nos documentos se há alguém com maior ou menor autoridade sobre os negócios. Muitas vezes ocorrem mudanças na documentação da empresa – filhos sucedem pais, outros membros da família entram para a sociedade. Se estiver tudo corretamente registrado, melhor.

A declaração de renda, portanto, segue esta mesma premissa: cada um dos sócios deve incluir na sua declaração de Pessoa Física a cota que possui da empresa, bem como informar todos os valores recebidos como seus proventos pessoais.

Embora pareça confuso, trata-se de um negócio como qualquer outro: os valores recebidos pela empresa devem ser utilizados para pagamento dos salários dos funcionários, de forma correta e segura, e também para manutenção do funcionamento do negócio. Os sócios devem receber o valor estipulado como pró-labore, e se houver excedentes, o lucro da empresa, este valor também pode ser distribuído.

Se sua empresa familiar não está concretamente organizada, na hora de cada um declarar os valores que recebeu da empresa podem acontecer problemas e os números não corresponderem aos valores que a empresa distribuiu – e esse é um cenário ruim, porque pode gerar multas e problemas contábeis, e até prejudicar o funcionamento do negócio.

Quem é responsável dentro da empresa? Isso tem relação com IR? 

Essa é a pergunta que temos que responder: o que cada membro da família faz dentro da empresa? Além daqueles que são sócios, há alguns que são funcionários? Estão todos corretamente registrados? 

Feito isso, também podemos pensar em quem é responsável pela declaração de Pessoa Física e quem é responsável pela Declaração de Pessoa Jurídica. 

É importante ressaltar que a declaração de Pessoa Jurídica será sempre única para todo o movimento financeiro da empresa: é a declaração do que ocorreu no negócio como um todo durante aquele ano.

Já as declarações de Pessoa Física ligadas à empresa podem ser muitas, tantas quanto houver sócios e funcionários que ultrapassem o limite de renda informado pelo Governo, a partir do qual os contribuintes são obrigados a prestar a declaração – em 2022, todos que tiveram rendimentos tributáveis acima de R$ 28.559,70 precisam entregar este documento.

Neste ano, as declarações de PF têm prazo de entrega até 31 de maio e podem ser registradas utilizando os meios oficiais da Receita Federal. 

Pró-labore, como declarar? 

O pró-labore é o rendimento que recebe aquele que é sócio da empresa e indica remuneração a ser paga pelos seus serviços – é como se fosse o salário do empresário.

Este valor entra na Declaração de Renda de Pessoa Física na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”. É preciso informar o CNPJ da fonte pagadora, que no caso será a empresa da família mesmo, e indicar o valor que foi recebido, bem como imposto retido na fonte e contribuição previdenciária (INSS). Estes dados todos estão nas anotações que o contador organiza, sobre cada funcionário, justamente neste período em que será apresentada a declaração.

Distribuição de lucros, como declarar? 

Além dos valores que cada participante da empresa recebe como sócio ou como funcionário, também existe a divisão de lucro – que é aquele valor repartido, especialmente entre os donos da empresa, quando o faturamento cobre os custos e tem excedente. Perceba: esse valor não é o pró-labore nem o salário nominal recebido, mas um valor variável que provém dos bons negócios da empresa.

Para que a divisão de lucro ocorra corretamente a empresa deve estar com sua contabilidade em dia, pois isso garante que os valores distribuídos não eram devidos em outras pendências do negócio.

Embora os lucros da empresa sejam rendimentos não tributáveis, eles precisam constar na Declaração também. Existe uma ficha justamente para isso: “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”.

Para este tipo de recebimento, você vai selecionar “Lucros e Dividendos Recebidos Pelo Titular e Pelos Dependentes”. Neste espaço serão solicitadas informações sobre se o recebimento foi feito por você mesmo, o valor recebido e o nome da empresa que distribuiu o montante.

Bens no nome da empresa, como declarar na pessoa física?

Esta dúvida é bem presente nas empresas familiares, e demonstra realmente como as relações dentro do negócio são um reflexo das relações íntimas entre os associados.

O caso é que, como já falamos, as empresas precisam contar com o apoio de um bom escritório de contabilidade para que os bens pessoais e o patrimônio empresarial estejam corretamente separados.

Vamos a um exemplo clássico: você comprou um carro, mas aproveitou os descontos para CNPJ e o bem foi adquirido em nome da empresa. Vamos pensar juntos então: se o carro está registrado pela Pessoa Jurídica, onde ele entraria no imposto de renda da Pessoa Física?

Justamente – ele não entra. Este bem estará declarado nos registros da empresa, e não constará de nenhuma das declarações de Pessoa Física dos sócios ou funcionários. 

Para que não haja constrangimento entre os familiares, este tipo de situação precisa estar bem clara para todos, e é importante que aquele usuário do carro  do exemplo perceba que o bem está no nome do negócio. Vale o mesmo para imóveis, maquinário, equipamentos de informática, entre outros.

 Os passos para não cair na malha fina por discordâncias das declarações

Confira aqui os passos para conferir e não cair na malha fina porque algum dos componentes da sua empresa familiar entregaram a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física em discordância com o que a empresa informa para a Receita:

1. Todos devem declarar os valores contratados como pró-labore ou salário, de acordo com os registros

É possível que alguém confunda pró-labore com distribuição de lucros, e acabe informando errado no imposto de renda da Pessoa Física – por isso é importante esclarecer com todos a que se referem os valores pagos.

2. Informar valores corretamente

Além de não confundir o que foi pago em cada formato, também é preciso que as declarações tenham consistência em relação aos valores – o contador responsável pela empresa deve emitir documento informando a cada membro da organização qual foi o total de valores recebidos em cada tipo de pagamento.

3. Não omitir recebimentos

Outro problema constante nas declarações de Pessoa Física é a falta de informação sobre algum pagamento. Nas empresas familiares, a divisão de lucros pode não ser tão frequente e o participante pode acabar esquecendo de informar este valor. Conforme nossa dica anterior, o ideal é solicitar para a contabilidade da empresa a informação sobre quais valores cada um dos membros da empresa recebeu no período apurado.

4. Não declarar bens empresariais como pessoais

Como comentamos antes, se houve aquisição ou transferência de bens pessoais para a empresa, mesmo que o usuário seja apenas um dos sócios, o bem não poderá constar da declaração de Pessoa Física. O que consta na DIRPF é somente a cota da empresa que aquele sócio possui, e os valores que foram repassados a ele a título de pró-labore ou divisão de lucros.