Escritório da empresa: como encontrar um ideal e como funciona

Quando se abre o próprio negócio, um dos pontos que precisa ser pensado é como será o escritório da empresa. Mas para que esse espaço de trabalho seja o mais próximo do ideal possível, é preciso considerar uma série de fatores. 

Um dos primeiros é analisar o seu modelo de negócio antes de decidir como será a infraestrutura desse espaço. Por exemplo, o seu ramo de atividade necessita atender clientes pessoalmente — como é o caso dos advogados autônomos que precisam recolher assinaturas —, ou apenas o atendimento virtual já supre as necessidades — como os profissionais da área de TI?

Se exigir um contato direto com os clientes, a escolha de uma boa localização para o escritório da empresa faz toda a diferença tanto para a captação quanto para a fidelização do público-alvo.

Outros pontos que precisam ser pensados, seja por quem trabalha sozinho, seja por quem tem funcionários são segurança, conforto, ergonomia, privacidade, entre outros semelhantes.

Ou seja, para montar o escritório da empresa é necessário considerar uma série de detalhes, e cada um deles pode influenciar no sucesso, ou não, do negócio.

Para ajudar você com isso, confira agora, neste artigo, os diferentes formatos que esse espaço de trabalho pode ter e defina qual o mais adequado para o seu empreendimento.

Se você deseja trabalhar como PJ, mas não quer utilizar seu endereço residencial para a empresa, conheça a solução de escritório virtual.

O que é um escritório corporativo?

O escritório corporativo nada mais é que o escritório da empresa. Em outras palavras, é o espaço onde o negócio será montado.

Mais que um simples local de trabalho para quem está empreendendo, o escritório da empresa também precisa ser visto como um dos pontos de contato entre o empreendimento e os clientes — muitas vezes, um dos primeiros. Por conta disso, desde a escolha da localização até a infraestrutura interna, tudo precisa ser pensado com muito cuidado.

Ainda que não haja atendimento presencial, montar essa estrutura é essencial para entregar um local de referência para o público-alvo e, com isso, atribuir mais profissionalismo e credibilidade para a companhia.

O que considerar na hora de montar o escritório da empresa?

E assim como dissemos logo na abertura deste artigo, na hora de montar o escritório da empresa é preciso considerar uma série de fatores. Por exemplo, os móveis que irão compor o ambiente devem ser ergonômicos, de modo que garantam conforto e qualidade de vida aos empreendedores e seus funcionários, caso tenham.

Cadeiras e mesas adequadas, próprias para o exercício das tarefas diárias, na altura certa, evitam dores e desconfortos que podem afetar a produtividade e até gerar consequências mais graves, como doenças do trabalho como LER, Lesões por Esforços Repetitivos, e DORT, Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho. 

Somado a isso, outros critérios que devem estar no check list de montagem de um escritório corporativo para serem avaliados e considerados são:

• segurança, tanto interna quanto externa;
• facilidade de organização;
• boa localização, para casos de trabalho e atendimento presencial;
• privacidade;
• escolha certa das cores e luzes do ambiente;
• escolha adequada dos móveis, considerando conforto, aparência e funcionalidade.

Se atentar a essas escolhas é de suma importância, visto que elas refletem diretamente na imagem da empresa, na produtividade dos trabalhadores e, consequentemente, na qualidade do que é entregue aos clientes e no relacionamento que se tem com eles.

Aqui, vale destacar que ambientes corporativos saudáveis e bem estruturados fisicamente impactam de forma direta no dia a dia dos profissionais. Como reflexo, a tendência é trabalharem mais e melhor.

Um estudo da Universidade de Warwick, do Reino Unido, revelou que funcionários felizes são 12% mais produtivos. E um levantamento da Universidade da Califórnia, dos Estados Unidos, mostrou que colaboradores mais satisfeitos são três vezes mais criativos e vendem 37% mais em comparação aqueles que estão insatisfeitos por algum motivo. 

Quanto a isso, é bem importante considerar que a estrutura do local tem peso significativo sobre esses resultados.

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O que é coworking?

Mas nem sempre é possível montar o próprio escritório corporativo, especialmente quando se está começando, e assumir despesas como aluguel de espaço, compra de móveis, serviço de internet, segurança, limpeza, entre outros relacionados.

Ou ainda, dependendo da atividade econômica exercida, pode nem ser viável ter um espaço próprio para trabalhar. Mas isso não significa que a sua empresa não terá um escritório bonito e funcional. Uma alternativa para situações como essas são os coworkings. 

Se você não sabe o que é coworking, trata-se de um espaço físico compartilhado por várias empresas e empreendedores, tais como freelancers e profissionais liberais.

Esse ambiente conta com toda a estrutura física necessária para a realização das mais variadas tarefas, e os profissionais têm a chance de utilizar espaços comuns, ou contratar salas privativas.

Como funciona um coworking?

Em um coworking conta com móveis de escritório, internet, recepção, sala de reuniões, copa, serviços de segurança e limpeza, e tudo mais o que é necessário para se trabalhar diariamente. Quem contrata, paga um valor único que inclui tudo isso, sendo que boa parte dos coworkings oferecem pacotes diários, mensais e até anuais.

A grande vantagem dessa solução é que o empreendedor não precisa se preocupar com absolutamente nada para trabalhar, bastando chegar ao local com seu notebook e iniciar o seu dia. Por conta disso, é comum encontrar empresas inteiras, com todos os seus colaboradores, atuando em espaços assim.

O que é escritório virtual?

O escritório virtual é um serviço oferecido por alguns coworkings no qual o empreendedor usa o endereço do local como oficial do seu negócio, além de outras soluções relacionadas.

Especialmente para quem trabalha em casa, ter um endereço comercial se torna muito importante para atribuir mais credibilidade ao negócio. Assim, ao invés de utilizar o endereço residencial, é utilizado o do coworking como sendo a sede da empresa.

Além de ser útil para divulgar aos clientes, esse endereço também pode ser utilizado como endereço fiscal, que é aquele apontado na Junta Comercial no momento da abertura da empresa.

Mas não apenas o endereçamento compõe um escritório virtual. Quem contrata essa solução também pode usar os serviços de recepção, atendimento telefônico, espaços para reuniões, entre outros necessários para o bom andamento do dia a dia de um negócio.

Pensando nessa necessidade, a Contabilizei oferece o serviço de escritório virtual para quem abre seu CNPJ com a gente por um valor a mais na mensalidade. Na prática, funciona assim: você aluga um endereço fiscal para realizar a abertura da sua empresa, tornando este endereço o oficial como sede do CNPJ e registrado junto à Receita Federal. Essa solução é ideal para empresas que não precisam, obrigatoriamente, operarem em um local físico.

Como encontrar um escritório para minha empresa?

Para encontrar um escritório para a sua empresa, os pontos mais importantes que você precisa considerar são:

• localização: visando facilidade de acesso e segurança para funcionários, clientes, fornecedores e demais parceiros de negócio;
• estrutura física: prezando por ambientes estruturalmente seguros, arejados, com boa iluminação, pintados adequadamente e isentos de riscos para a saúde física e mental dos frequentadores;
• divisão de espaços: de modo que garanta a privacidade necessária considerando diferentes atividades e momentos do dia, por exemplo, reuniões, pausas para almoço e café, entre outros;
• móveis adequados: escolhidos pensando na estética e na funcionalidade, mas, principalmente, no conforto e na ergonomia;
• infraestrutura técnica: iluminação e ventilação artificial compatíveis com as atividades que serão exercidas e seguras para a saúde de todos, e internet e telefonia de boa qualidade;
• acessibilidade: elevadores, rampas e outros recursos que viabilizem o acesso de todas as pessoas com segurança e facilidade;
• cuidados com a saúde: bom fornecimento de água potável, banheiros adequados, limpeza correta dos ambientes. 

Como avaliar os custos de um escritório?

Para avaliar os custos de um escritório é preciso listar todas as despesas que são necessárias para mantê-lo funcionando adequadamente. No caso, estamos falando de custos fixos e custos variáveis, tais como:

• custos fixos:
  • água;
  • luz;
  • telefone;
  • internet;
  • aluguel ou prestação do espaço;
  • impostos;
  • serviço de contabilidade;
  • salário dos funcionários.

• custos variáveis:
  • materiais de escritório;
  • troca de equipamentos eletrônicos;
  • despesas com deslocamento.

Sobre isso, vale considerar que o porte do negócio, o local da atuação (residência, coworking ou espaço próprio), necessidade de matéria-prima, se há ou não funcionários, são alguns critérios que refletem diretamente nos custos para montar e manter um escritório de empresa.

Por isso, cada empreendimento deve ser avaliado pontualmente, considerando sua realidade e necessidades.

Como organizar o escritório da empresa?

Organizar o escritório da empresa não é uma tarefa difícil, porém, negligenciar esse ponto pode comprometer a dinâmica do negócio, a rotina dos profissionais, e até mesmo a qualidade do que é entregue para os clientes.

No que se refere à estrutura, por exemplo, uma das melhores maneiras de organizar o local é:

• posicionar mesas e cadeiras de modo que não atrapalhem a movimentação das pessoas no ambiente;
• garantir que as estações de trabalho recebam boa iluminação e ventilação e que facilite a comunicação entre os funcionários sem comprometer a privacidade de cada um;
• permitir acesso fácil a fontes de energia (tomadas), garantindo que fios não ficam distribuídos pelo ambiente de forma inadequada;
• instalar, sempre que possível, mesas e cadeiras de trabalho longe de portas, áreas de refeição, banheiros, escadas e elevados, a fim de não gerar um local insalubre ou que atrapalhe a concentração dos trabalhadores.

Para o dia a dia, as sugestões de organização são:

• manter sobre as mesas apenas os itens realmente necessários para a execução das tarefas;
• utilizar arquivos, caixas, prateleiras, etiquetas, entre outros recursos que ajudam a manter documentos ordenados e com acesso fácil;
• não acumular documentos e outros itens que precisam ser guardados;
• estabelecer e manter uma rotina de limpeza;
• solicitar a contribuição de todos para preservar o ambiente limpo, organizado e fluido.

Quais são os formatos de trabalho mais eficientes?

Os formatos de trabalho mais eficientes são aqueles compatíveis com o modelo do negócio, seu ramo de atuação e suas necessidades específicas. 

Considerando esse cenário, as possibilidades estão:

• formato de trabalho tradicional: aquele onde as equipes trabalham de forma presencial todos os dias;
• formato de trabalho remoto: os profissionais trabalham remotamente todo o tempo, diretamente de suas casas ou de outros locais que julgarem adequado;
• formato de trabalho híbrido: os colaboradores mesclam entre idas ao escritório e dias atuando remotamente;
• formato de trabalho alocado em clientes: possível entre prestadores de serviços, os profissionais trabalham diretamente na empresa do contratante.

Conhecer as possíveis formas de trabalho é bem importante para decidir como deve ser o escritório da empresa. O motivo é, por exemplo, se considerar que o 100% remoto é suficiente para o seu negócio, montar toda uma infraestrutura e arcar com os custos disso se torna totalmente desnecessário.

Em casos assim, um coworking ou mesmo um escritório virtual costumam ser suficientes para ter um bom local de trabalho e dar mais credibilidade para o empreendimento.

O que considerar além do escritório da empresa?

E tão importante quanto o espaço que será ocupado pela sua empresa é legalizá-la. Tanto para pessoas que trabalham sozinhas quanto para quem precisa de funcionários, ter um CNPJ é a melhor maneira de se profissionalizar e de se manter em dia com as legislações vigentes, evitando uma série de problemas.

Além disso, o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é uma forma de abrir caminho para a obtenção de mais clientes, especialmente se for trabalhar com outras empresas, visto que a maioria exige esse documento para contratar seus prestadores de serviço.

Mas não pense que isso gerará um custo absurdo para você. Baixe agora mesmo o e-book “Não perca dinheiro ao abrir empresa” e confira como fazer isso gastando o mínimo necessário.

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