Escrituração contábil: o que é e como fazer nas empresas

A escrituração contábil consiste no registro de todos os fatos e movimentos financeiros de uma empresa. O objetivo é o fornecimento de informações sobre o controle de patrimônio empresarial

A escrituração contábil é um processo de controle patrimonial obrigatório no qual deve ser feito o registro cronológico de todos os movimentos contábeis de um negócio.

Exceto quem é MEI, Microempreendedor Individual, as demais naturezas jurídicas precisam, obrigatoriamente, apresentar esse controle à Receita Federal, uma vez por ano, enviando-o por meio do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital.

Ainda que muitas empresas façam a escrituração de contabilidade apenas para atender uma determinação legal, é preciso ter em mente que esse processo também é altamente benéfico para o negócio.

Por exemplo, esse controle funciona, praticamente, como o diário de uma companhia, contribuindo para que a organização e o controle da parte financeira seja feita de forma mais precisa, fluida, prática e com menos falhas.

É possível ver a escrituração contábil também como uma “memória” do negócio, na qual são registradas todas as movimentações desde o momento da sua abertura. 

Devido a benefícios como esses é que você precisa saber o que é escrituração contábil, quais tipos existem e como fazer. Siga a leitura deste artigo e confira essas e outras respostas sobre esse assunto.

O que é escrituração contábil?

A escrituração contábil é o registro de todos os fatos e movimentos financeiros de uma empresa. O objetivo é que esse controle forneça todas as informações necessárias no que se refere ao controle de patrimônio empresarial.

Ou seja, na prática, esse controle deve ser feito pelo registro de todos os lançamentos contábeis do negócio, em ordem cronológica, apontando inclusive a origem desses dados. 

Obrigatória a todos os formatos e portes de empresas, com exceção do MEI,  por meio desse procedimento contábil é possível realizar diversas outras práticas relacionadas, tais como a elaboração de demonstrativos financeiros e levantamento de informações para auditorias, além de:

• Balancetes de verificação;
• Balanço patrimonial;
• Demonstrativo do Fluxo de Caixa;
• Demonstrativo de resultados, entre outros.

Vale destacar que a legislação brasileira, por meio do Código Comercial, da Lei das Sociedades por Ações, da Legislação Tributária e das Normas Brasileiras de Contabilidade é o que sustenta a obrigatoriedade da apresentação desse controle.

A apresentação, por sua vez, deve ser feita até o último dia útil de julho do ano seguinte à apuração, até as 23h59. O envio da escrituração contábil pode ser feito por meio eletrônico pelo SPED, que é o Sistema Público de Escrituração Digital.

Sobre outros prazos de entrega de obrigações empresariais, leia também este artigo: “Encerrando o ano empresarial: tudo o que você precisa saber sobre o fechamento contábil”

Quais são as vantagens da escrituração contábil?

Como dissemos logo na abertura deste artigo, a escrituração contábil não deve ser feita apenas para atender a uma determinação legal.

Na verdade, esse controle patrimonial é bastante benéfico para a saúde financeira da empresa, podendo impactar, inclusive, no seu crescimento.

Isso acontece porque esse procedimento contribui para uma gestão financeira muito mais eficiente, prática, rápida e com bem menos erros. 

Somado a isso, ajuda para que os gestores tomem decisões muito mais assertivas, visto que terão acesso a todo o histórico contábil do negócio. Essa visão mais ampla, por sua vez, pode ser usada para projetar cenários financeiros e, com isso, direcionar esforços para a expansão da empresa com mais consistência e precisão.

Outra vantagem importante se refere à defesa em possíveis acusações judiciais. Como os registros são feitos em ordem cronológica, o empreendedor tem a chance de se proteger, e de proteger a empresa, caso seja acusado de algo.

Por exemplo, suspeitas de fraudes financeiras, recuperação judicial, contestação de reclamações trabalhistas, disputas societárias, entre outras suspeitas e acusações podem ser revertidas com o auxílio da escrituração contábil.

Quais são os tipos de escrituração contábil?

Existem dois tipos de escrituração contábil, a digital e a fiscal. A Escrituração Contábil Digital é representada pela sigla ECD, e a Escrituração Contábil Fiscal pela abreviatura ECF.

1.Escrituração Contábil Digital

A ECD foi criada e implementada para fins previdenciários e fiscais. Sua abrangência inclui pontos como demonstrações contábeis e apuração de resultados. 

Na Escrituração Contábil Digital, o envio de balanços, balancetes e livro razão são obrigatórios. 

2.Escrituração Contábil Fiscal

A ECF, por sua vez, tem por objetivo juntar e registrar todas as movimentações financeiras de um negócio que podem influenciar diretamente na composição e no valor do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Uma das exigências da Escrituração Contábil Fiscal é o envio em formato digital do Lalur, que é o Livro de Apuração do Lucro Real de empresas sob o regime tributário Lucro Real.

Para os demais regimes de tributação, a obrigatoriedade fica por conta da entrega de dados e informações que resultam na definição do cálculo do IRPJ e do CSLL.

Como fazer a escrituração contábil?

O primeiro passo para fazer a escrituração contábil é buscar o suporte de um bom profissional da área, destacando que essa é uma das exigências desse procedimento. Esse, inclusive, deve ser um dos serviços prestados pelo escritório de contabilidade que contratou para a sua empresa.

É certo que, dependendo do porte da companhia, muitas têm um setor de contabilidade próprio. No entanto, para muitas outras, o BPO contábil acaba sendo a melhor alternativa.

Uma vez que essa primeira exigência é atendida, os demais critérios que precisam ser respeitados são o fato que a escrituração contábil deve:

• ser preenchida em idioma nacional, no caso, em português BR;
• seguir a ordem cronológica dos acontecimentos contábeis da empresa;
• ter documentação como base de justificativa para cada um dos lançamentos;
• apresentar os valores em moeda corrente nacional, ou seja, em Real;
• não pode haver rasuras, espaços em brancos, emendas, ou qualquer outro fator que sugira ou permita fraudar os dados apresentados.

Somado a esses pontos é preciso considerar também:

1.Requisitos externos

Aparência e apresentação da escrituração contábil, as quais podem ser tipo de encadernação realizada, informação quanto ao número de páginas, termo de abertura e de encerramento, entre outros.

2.Requisitos internos

Forma como a escrituração deve ser desenvolvida e escrita, incluindo a obediência de uma metodologia mercantil uniforme, que abrange moeda e língua nacional, ordem cronológica, entre outras regras relacionadas;

3.Livro diário

Livro que deve conter todos os registros de movimentação patrimonial da empresa, o qual precisa, obrigatoriamente, ser autenticado em cartório. O livro diário pode ser tanto físico quanto digital, desde que atenda às normas específicas desse documento;

4.Livro razão

Utilizado para desdobrar e lançar individualmente cada registro contábil apresentado no livro diário. Sua autenticação não é obrigatória, mas as informações registradas devem seguir a ordem cronológica dos fatos;

5.Livros auxiliares

Também chamados de extracontábeis, permitem o registro de dados de acordo com a legislação de fiscalização do órgão legal ou fazendário vinculado à empresa. Os livros auxiliares costumam ser divididos em fiscais, sociais e administrativos. Alguns exemplos são:

• Livros fiscais:
  • Registro de Entrada de Mercadorias
  • Registro de Saída de Mercadorias
  • Registro de Controle de Produção e Estoque
  • Registro de Apuração de IPI
  • Registro de Apuração de ISS
  • Registro de Impressão de Documentos Fiscais
  • Registro de Apuração de ICMS
  • Inventário
  • Apuração de Lucro Real
  • Razão Auxiliar

• Livros sociais:
  • Registro de Transferência das Ações Normativas
  • Registro de Partes Beneficiárias
  • Registro de Debêntures
  • Registro de Presença de Acionistas
  • Registro de Atas de Reuniões da Diretoria
  • Registro das Ações Normativas
  • Registro de Atas de Assembléias Gerais

• Livros administrativos:
  • Registro de Duplicatas
  • Registro de Empregados
  • Controles Bancários
  • Caixa

O que deve constar na escrituração contábil?

Nessa escrituração deve todos os lançamentos contábeis do negócio, em ordem cronológica, deixando clara a sua origem. 

Para isso, é preciso preencher todos os blocos da ECF, em um total de 17, os quais requerem o preenchimento de informações como:

• dados e saldo da escrituração contábil digital;
• saldo da escrituração contábil fiscal anterior;
• referências patrimoniais;
• plano de contas;
• tipo de tributação, entre outras.

Mais detalhes e o layout específico que deve ser seguido estão especificados no Manual da ECF no SPED. 

Escrituração Contábil Digital x Livros Contábeis: um substitui o outro?

A Escrituração Contábil Digital dispensa a autenticação dos livros contábeis, conforme estabelece o Decreto 8.683/2016.

Isso acontece porque a autenticação das informações passa a ser feita pelo SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, e comprovada mediante o recibo de entrega emitido por esse sistema.

Vale lembrar que a ECD é parte do SPED, que é um programa do governo federal que tem por objetivo modernizar a relação e a troca de informações entre os contribuintes e os órgãos fiscalizadores (fisco) municipais, estaduais e federais.

Com isso, a proposta é que haja a migração dos procedimentos realizados manualmente via papel pelo processo online.

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Onde encontrar o melhor serviço de contabilidade para atender essa obrigatoriedade?

O serviço de um bom escritório contábil precisa ir muito além de apenas gerar CNPJ e esclarecer dúvidas fiscais. 

Na hora de escolher quem prestará esse serviço para o seu negócio é preciso considerar que o objetivo da contabilidade também é prestar informações sobre a empresa do seu contratante aos órgãos fiscalizadores, e isso inclui a geração e o envio da escrituração contábil.

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