eSocial: o que é, vantagens, quando usar e outras informações

O eSocial é uma plataforma online do governo que unificou a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para empresas, outras pessoas jurídicas e também para pessoas físicas. Em vez de ter que preencher várias guias e entregá-las em canais diferentes, o empregador deverá usar apenas o sistema para cumprir a lei e manter sua contratação na legalidade. A partir de agora, é preciso sempre estar com a documentação do funcionário em dia!

Quer saber mais sobre o eSocial e como ele ele vai afetar o cotidiano da sua empresa? Vamos explicar tudinho agora 😀

O que é o eSocial?

O sistema é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e que faz parte do SPED – um projeto que busca modernizar vários processos envolvendo obrigações fiscais e, assim, reduzir a burocracia que limita o setor empresarial brasileiro.

O uso do eSocial será obrigatório para pessoas jurídicas (incluindo MEI) e pessoas físicas que tenham empregados domésticos. Diversas relações trabalhistas serão contempladas no projeto: trabalhadores celetistas, estatutários, cooperados, autônomos, avulsos, sem vínculo empregatício e até estagiários deverão ser cadastrados na plataforma. Porém, a adesão ao sistema será feita aos poucos – o que iremos explicar mais adiante 😉

No sistema há um espaço diferenciado para quem vai preencher as informações referentes aos empregados domésticos e a dos demais trabalhadores. Neste artigo vamos focar no eSocial Empresas, voltado às pessoas jurídicas.

Basicamente, quem possui um empregado deverá adotar o eSocial para cumprir várias obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, como realizar a folha de pagamento, comunicar admissões e demissões, recolher o FGTS e demais exigências legais. Assim este sistema irá substituir os formulários, guias, papeladas e outras plataformas online, simplificando e centralizando o envio dos dados.

Quais obrigações fazem parte do eSocial?

São 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que devem ser feitas na plataforma.

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.
• PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
• PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

Quais são as vantagens do eSocial?

A implementação da plataforma irá trazer vários benefícios aos empreendedores brasileiros. Em vez de ter que preencher várias guias, formulários e papeladas, ou ter que usar vários canais digitais diferentes, você só precisará utilizar um único sistema para resolver diversas obrigações trabalhistas. No eSocial ainda será possível gerar as guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos, diminuindo assim a possibilidade de erros nos cálculos.

Além disso, por simplificar a entrega dos documentos, algumas obrigações acessórias serão eliminadas – facilitando a vida dos empregadores.

Toda essa mudança vai agilizar as operações e melhorar a qualidade das informações prestadas ao governo, beneficiando assim tanto os empreendedores, quantos os trabalhadores e órgãos fiscalizadores.

Quando devo começar a usar o eSocial?

O sistema está sendo implementado aos poucos, para que as empresas e cidadãos possam se acostumar com a plataforma. Algumas obrigações já estão em vigor, principalmente para negócios de grande porte – com faturamento anual acima de R$ 78 milhões.

Os MEIs, micro e pequenas empresas deverão começar a usar algumas funções do eSocial a partir de julho de 2018. Serão 5 etapas de implementação:

Como me preparar para o eSocial?

Apesar de parecer um pouco distante, é importante que você já comece a se preparar para aderir ao eSocial – evitando assim preencher as informações com pressa e acabar cometendo erros, que irão prejudicar sua empresa e seus funcionários. Algumas dicas para fazer a transição com mais segurança e tranquilidade são:

1. Prepare a documentação atualizada dos seus empregados e do seu negócio

Separe desde já cada documento e registro dos seus funcionários, especialmente porque no sistema deverá ser cadastrado o histórico de cada trabalhador. Desta forma você já agiliza o processo e se previne de perder tempo correndo atrás da papelada depois.

2. Oriente o responsável por realizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da sua empresa

Algumas informações adicionais sobre os contratos de trabalho serão solicitadas com a implementação do eSocial, como o histórico cadastral e contratual, nome social do funcionário, dados de trabalhadores estrangeiros, o registro de Contribuição Patronal para o sindicato, a modalidade do aviso prévio, entre outros dados. Além disso, alguns registros terão de ser feitos de forma imediata, como a contratação de um novo funcionário. Os responsáveis pelo RH e contabilidade deverão estar bem informados sobre todas estas questões para evitar erros e complicações.

3. Obtenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações virtuais, e que também é utilizado em outros processos e sistemas relacionados ao cumprimento de obrigações legais. Você deve ter um modelo A1 ou A3, válidos pelo padrão ICP Brasil, para poder utilizar o eSocial.

4. Compatibilidade de arquivos

É muito importante verificar se o sistema que você utiliza nas operações digitais (como folha de pagamento, entre outros) gera arquivos aceitos no eSocial. Procure saber se as plataformas são compatíveis e tente adequar os processos o mais rápido possível – e assim evitar transtornos no momento de cumprir suas obrigações.

5. Saiba mais sobre o eSocial

Confira o site do sistema para obter mais informações. Além disso, os órgãos envolvidos no projeto, mais a Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas) criaram um portal com vídeos explicativos – Árvore do Conhecimento – para tirar dúvidas de situações mais específicas, como tabelas, contribuições e outras comunicações.

Informação nunca é demais. Por isso se mantenha atualizado caso aconteça alguma mudança no projeto.

Procure ajuda especializada

E, se precisar de algum auxílio para resolver questões ainda mais específicas e tirar dúvidas particulares, procure um serviço de contabilidade seguro e de qualidade para te ajudar a cumprir a lei e não ter dores de cabeça mais tarde.

E aí, está preparado para utilizar o eSocial? Caso você tenha alguma dúvida a respeito das obrigações empresariais e contábeis, não tenha vergonha! Venha conversar conosco 😉