Gestão de pequenas empresas: o que é essencial para meu negócio?

Todo empreendedor começa com um sonho. Mais liberdade para tomar decisões, maior rentabilidade e uma vida com mais propósito são motivações comuns em quem decide abrir seu próprio negócio.

Pensando nesse cenário, a gestão de pequenas empresas surge como uma necessidade muitas vezes mais complexa do que o esperado, pois envolve diversos aspectos como acompanhamento de estoque, planejamento financeiro e análise da concorrência.

Para dar conta do desafio, é essencial se manter bem informado e estar em constante aprendizado! Por isso, preparamos esse artigo para ensinar as melhores práticas para gerenciar empresas de pequeno porte.

Cuidar da gestão do estoque

O estoque é uma parte muito importante da operação da empresa. Seja um estoque para uso interno, seja para vendas, sempre haverá a necessidade de organizar muito bem todos os itens.

Um bom controle de estoque é aquele que permite planejar as compras, calcular o giro das mercadorias e reduzir a necessidade de utilização do dinheiro do caixa. Já parou para pensar que itens estocados significa dinheiro parado? Considerando isso, é importante manter armazenado somente a quantidade estritamente necessária.

O estoque deve ter um inventário, que é a listagem que considera a quantidade, identificação e classificação dos itens guardados. Tudo deve ser cadastrado quando entra, baixado quando sai e conferido periodicamente em busca de perdas ou inconsistências.

Com o tempo, a gestão do estoque permitirá que você avance ainda mais, gerando informações que criam a possibilidade de planejar compras com maior exatidão. Trata-se de uma importante forma de otimizar as receitas!

Prestar atenção à gestão financeira

A empresa precisa de lucro para ser uma atividade viável e interessante para o empreendedor. O principal propósito da atividade empresarial é ter rentabilidade e cuidar das finanças, sendo essencial garantir que haja boas entradas e um bom uso do dinheiro.

O empreendedor que realiza a gestão de pequenas empresas deve acompanhar de perto os indicadores de desempenho. Para um controle financeiro eficiente, a melhor opção é listar os números por categorias que permitam refletir sobre a atividade da empresa.

Os indicadores financeiros do negócio que devem ser observados de perto são:

• contas a pagar e a receber;
• recebíveis programados e em atraso;
• saldos de contas correntes;
• fluxo de caixa;
• despesas fixas e variáveis;
• planejamento financeiro de compras e investimentos.

Outro ponto essencial é a contabilidade. Se você está com dúvidas da qualidade do serviço prestado por seu contador, recomendamos a leitura do nosso Guia Definitivo para Trocar de Contador.

Monitorar as receitas

Quando os valores recebidos pela empresa fazem parte de uma única listagem de controle, fica muito mais simples entender o fluxo de recebimentos. Isso também permite perceber rapidamente quando há uma queda no faturamento, permitindo a criação de um plano para superar as dificuldades.

Monitorar as receitas não serve apenas para se preparar para momentos de crise! Também é possível visualizar um crescimento e aproveitar a oportunidade para investir no que tem trazido mais retorno para o negócio.

Reduzir despesas

Gastar mal o dinheiro que se ganha pode fazer com que você tenha que trabalhar mais desnecessariamente. Por isso, um bom controle de despesas pode aumentar a rentabilidade sem aumentar o faturamento!

Uma lista completa das despesas, seja em um software de gestão, seja em uma planilha, permite que você identifique se há algo que pode ser reduzido ou até mesmo eliminado. Quanto menos despesas, mais dinheiro no bolso!

Saber o valor exato de uma despesa aumentam as chances de obter negociações mais vantajosas com fornecedores ou com a substituição dos produtos e serviços em que não foi possível obter desconto.

Aproveite para baixar sua cópia da nossa planilha para controle de receitas e despesas! Basta preencher o campo abaixo.

Manter a organização

Administrar e organizar são funções que caminham juntas. Para manter tudo organizado na gestão de pequenas empresas é importante ter tudo documentado. Quanto menos o processo contar com a sua memória, melhor!

Invista em procedimentos e em registros adequados, assim você nunca vai perder um compromisso ou deixar de cumprir um prazo importante.

Veja a seguir uma lista de boas práticas para organizar melhor a sua empresa:

• faça um inventário dos locais de armazenamento físico e virtual do escritório e anote onde cada coisa se encontra, mantendo as listas atualizadas;
• crie rotinas de atendimento aos clientes para padronizar e aumentar a qualidade dos serviços;
• programe as campanhas de marketing e redes sociais com antecedência;
• digitalize arquivos e salve em ferramentas como o Google Drive para que você possa acessar de qualquer lugar;
• mantenha as caixas de entrada de e-mails sempre limpas, direcionando as mensagens para pastas e evitando o acúmulo desordenado de informações.

Organizar somente em um primeiro momento não é o suficiente. É preciso manter a disciplina e criar o hábito de manter tudo sempre organizado. Essa é a parte do empreendedorismo que pode ser mais desafiadora: se manter consistente.

Para ajudar, tenha em mente o propósito de sua empresa mesmo na hora de executar as atividades de rotina! Assim você consegue visualizar a importância de cada tarefa.

Analisar a concorrência

O primeiro passo para conseguir olhar para a “grama do vizinho” é conhecê-lo bem.

Vale ressaltar que empresas com o mesmo segmento de atuação que o seu podem não ser suas concorrentes. Por isso, uma boa forma de saber quem compete com você é descobrir quem quer alcançar o mesmo público.

Analisar as ações da concorrência é fundamental para aprimorar sua estratégia de marketing. Aproveite para identificar quais são os pontos fortes e quais os pontos fracos que representarão oportunidades para a sua empresa.

Aprenda com as experiências dos outros e evite os erros que já foram cometidos por eles. Também use essa tática para aprimorar os produtos ou serviços que já existem.

Conhecer os concorrentes é crucial para o desenvolvimento de um planejamento estratégico, aumentar seu conhecimento sobre o mercado e sobre seus clientes.

A gestão de pequenas empresas envolve uma série de passos que podem ser simplificados com a criação de um planejamento para cada setor estratégico do negócio.

Cuidar da gestão do estoque, se manter atento às finanças e ficar de olho na concorrência são boas práticas para se manter competitivo no mercado e aumentar a rentabilidade de sua empresa.