Invoice: o que é, como funciona, para que serve e como preencher?

Invoice é um documento semelhante a uma nota fiscal, que deve ser emitido em transações comerciais internacionais com objetivo de formalizar e confirmar a negociação da venda do produto ou serviço.

Se a sua empresa atende pessoas físicas e/ou pessoas jurídicas que estão no exterior, é essencial saber o que Invoice. Em tradução literal, Invoice significa fatura. Na prática, trata-se de um documento similar a uma nota fiscal, utilizado para formalização do negócio e cobrança de valores de transações comerciais feitas entre empresas do Brasil e seus clientes que estão em outros países.

E como gerar uma Invoice? Esse documento é obrigatório em todas as transações feitas com clientes que estão no exterior? Quem é o responsável pelo seu preenchimento? Essa fatura incide no pagamento de taxas?

Neste artigo você vai conferir essas e outras respostas. Por isso, continue a leitura e fique por dentro do assunto! 

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O que é um documento Invoice?

Invoice Internacional, Comercial Invoice, ou apenas Invoice, é um termo em inglês usado para nomear uma fatura emitida em casos de transações comerciais entre uma empresa e clientes que estão em países diferentes.

Assim, é possível dizer que Invoice é um tipo de nota fiscal, emitida para importação e/ou exportação de produtos e serviços.

Apesar de sua importância,  a Invoice não substitui a emissão dos documentos internos brasileiros para reconhecimento de receita e base de cálculo dos tributos, tais como a NFS-e — Nota Fiscal Eletrônica de Serviços; da NFC-e — Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, e da NF-e — Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias.

Como funciona o Invoice?

A Invoice funciona da seguinte forma: ela deve ser emitida pelo prestador do serviço ou vendedor da mercadoria para o comprador domiciliado no exterior quando houver uma relação comercial internacional, e preferencialmente, transitar com a nota fiscal do item alvo da negociação comercial.  

Sobre isso, é bem importante destacar que não são todos os casos de transações comerciais envolvendo empresas e clientes de países diferentes que exigem a emissão desse comprovante — porém, ainda assim, é recomendado.

Confira agora quando a emissão da Invoice é obrigatória e quando é apenas indicada.

1. Emissão obrigatória

A emissão da Invoice não é obrigatória, contudo ela é recomendada independente do valor da transação, uma vez que ela conterá informações importantes a respeito da negociação e formalização da operação.

Quanto maior o valor da transação, maior a chance dela ser fiscalizada, portanto toda documentação suporte e idônea que esclareça os termos da operação são importantes, e para além da Invoice é recomendado ter sempre um contrato formalizado com o cliente no exterior detalhando quais são os termos da prestação do serviço ou venda do produto, contrato de câmbio, Nota Fiscal brasileira emitida e entrega das obrigações acessórias pertinentes detalhando as receitas de operações com o exterior.

O que deve constar na Invoice? Quais as informações do invoice?

Por ser uma espécie de fatura de cobrança, os dados e informações que devem constar em uma Invoice são:

• data de emissão;
• número do documento;
• nome, endereço completo do emissor e dados bancários;
• nome e endereço completo do destinatário;
• descrição completa da mercadoria, ou do serviço prestado, preferencialmente incluindo o NCM, Nomenclatura Comum do Mercosul;
• tipo de transporte do fruto da operação comercial;
• local de embarque e de desembarque;
• preço unitário, moeda, valor total ou da parcela;
• peso bruto, peso líquido e quantidade;
• forma e canal de pagamento;
• condições e termos de vendas (Incoterms (International Commercial Terms);
• assinatura do emissor da Invoice (indicado).

Não deixe de conferir: “Tabela CEST – NCM – Completa”

Quem faz Invoice?

A Invoice é emitida por quem vende o produto ou presta o serviço. Afinal, esse é um modelo de documento que serve para faturar (cobrar) uma transação comercial.

Assim, depois que você descobre como abrir uma empresa, é essencial entender como gerar esse comprovante se for atender clientes que estão em outros países.

Quanto a isso, vale destacar que cada região tem um processo de emissão distinto. Por esse motivo, é interessante que você se oriente junto à prefeitura onde a sua empresa está localizada, ou ainda, converse com o seu contador.

Como emitir invoice?

Para emitir invoice, siga o passo a passo abaixo:

1. Insira os dados da sua empresa
2. Insira os dados do seu cliente
3. Insira os dados da invoice número da invoice – se for sua primeira emissão pode começar pelo número 1, é importante que a invoice seja sequencial; data da emissão e de vencimento da invoice
4. Insira os dados do serviço: quantidade de horas despendidas, descrição do serviço, preço da hora do serviço em dólar e o preço total do serviço em dólar.
5. Insira a(s) forma(s) de pagamento

Faça download de um modelo de invoice agora que você já sabe como emitir invoice.

Como preencher a Invoice?

Não existe um modelo padrão de Invoice que precise ser usado por todas as empresas que fazem transações comerciais internacionais.

Desse modo, fica a critério do empreendedor utilizar um formulário pronto, ou mesmo criar o seu próprio.

O ideal é que a Invoice seja preenchida no idioma do cliente ou em inglês para facilitar a compreensão.

E quem pode fazer isso com qualidade e segurança, liberando você das atividades rotineiras que envolvem seus clientes no exterior? Com base nesse tipo de necessidade, nasceu a  Contabilizei Experts. São assessores no seu segmento e especialistas em gestão financeira, contábil e administrativa. Assim,b você conta com um assessor especialista no seu segmento, no plano Experts, para emitir todos os seus invoices.

Como pagar uma Invoice?

O pagamento da Invoice é feito por transferência internacional, e essa transação financeira pode ser feita por intermédio de bancos tradicionais ou de plataformas especializadas nesse tipo de serviço.

No artigo, “Como receber dinheiro do exterior? Dicas e Melhores Opções” você confere todos os detalhes de como isso funciona.

Quais são as taxas cobradas?

Quando você faz uma transação comercial internacional, a sua empresa pode ficar isenta de pagar impostos municipais e estaduais, a exemplo do ISS e do ICMS, porém, não está livre de outros tributos, como o IOF, Imposto sobre Operações Financeiras — atualmente, 0,38% sobre o valor da transação. 

Somado a esse, dependendo da natureza da operação, pode haver a cobrança do Imposto de Renda.

O que é uma Invoice Number?

Invoice Number é um código numérico sequencial que identifica cada Invoice emitida pela empresa.

Como emitir nota fiscal de importação de produtos ou serviços?

A nota fiscal de importação de produtos ou serviços pode ser emitida diretamente por sistemas de geração voltados para o comércio exterior.

Geralmente, cada região tem a sua própria solução. Por isso, é interessante se informar com a SEFAZ ou a prefeitura onde está a sua empresa, bem como com o seu contador.

Aqui, vale lembrar que esse tipo de nota deve ser emitido antes da retirada da mercadoria no local de desembaraço, ou na aduana.

https://youtu.be/CyXjtmVf1Tk

Como contabilizar Invoice de serviço na contabilidade?

Na hora de lançar a Invoice, em conjunto com a Nota Fiscal emitida, na contabilidade da sua empresa, o ponto mais importante a considerar é o fechamento do câmbio.

Isso porque ele determina o momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou plataforma nacional que escolheu para receber os seus pagamentos.

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Na prática, deve-se considerar a variação cambial até o dia do recebimento do valor do produto ou serviço comercializado, mas, para fins de faturamento, o cálculo deve considerar o preço da moeda no dia em que o serviço foi prestado ou a mercadoria foi vendida.

Para não haver nenhuma falha que possa comprometer a saúde financeira da sua empresa, é bastante indicado contar com o suporte de uma contabilidade empresarial.