Modelo de invoice: saiba como elaborar um e exemplos

A invoice é o documento oficial que formaliza pagamentos e recebimentos com o exterior, sendo obrigatória para todas as transações superiores a 3.000 dólares americanos.

A tradução da palavra significa “fatura” e tem o objetivo de garantir a regularidade dessas operações internacionais, tendo o mesmo valor legal que as notas fiscais no Brasil. 

Como gerar um invoice

Este documento deve ser emitido sempre que houver a prestação de serviços para o exterior para validar o recebimento pelos serviços. 

Profissionais da área de tecnologia, por exemplo, têm maior familiaridade com o mercado de trabalho em outros países, e por isso devem estar mais atentos às regras de elaboração da invoice.

Por não poderem optar pelo MEI, desenvolvedores acabam tendo que emitir além da invoice, também a nota fiscal de prestação de serviços, inclusive nas exportações, sendo o contratante pessoa física ou jurídica.

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Vale ressaltar que mesmo que não seja obrigatória, a emissão da invoice é indicada também em operações inferiores a 3.000 dólares americanos, facilitando a comprovação dos recebimentos e evitando problemas futuros com a fiscalização.

Para preencher o documento é necessário ter em mãos as seguintes informações:

• Número da invoice;
• Data da emissão;
• Dados do prestador de serviço no Brasil;
• Dados do contratante no exterior;
• Descrição da mercadoria ou serviço prestado;
• Preço unitário do produto ou serviço, moeda utilizada na transação e valor total;
• Forma de pagamento;
• Condições e termos de vendas;

Não existe um modelo de invoice padrão que precise ser utilizado por todas as empresas, por isso é possível utilizar modelos prontos ou criar um layout próprio, desde que todas as informações obrigatórias constem no documento.

Também é ideal que o idioma da invoice seja o do contratante no exterior, ou em inglês, para maior compreensão por todos os usuários.

Como emitir invoice?

Confira um exemplo de invoice preenchida a seguir: 

1. Insira os dados da sua empresa no Brasil

2. Insira os dados do seu cliente no exterior

3. Insira os dados da invoice:

Invoice number: Número sequencial de identificação, iniciando do 1.

Issue Date: Data da emissão da invoice

Due Date: Data de vencimento da invoice. 

4. Insira os dados do serviço:

Quantity: Quantidade de horas despendidas para a prestação de serviço

Description: Descrição do serviço

Unit Price: Preço da hora do serviço em dólar

Total: Preço total do serviço em dólar.

5. Insira a(s) forma(s) de pagamento

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Qual a diferença de invoice e nota fiscal?

Enquanto a nota fiscal é um documento com validade fiscal e que deve ser emitida por empresas no momento da venda dos produtos ou execução do serviço, a invoice não possui validade como documento fiscal e deve ser emitida por pessoas físicas e jurídicas no momento do faturamento da operação.

Elas também diferem quanto à tributação. 

Enquanto as notas fiscais somarão para o cálculo dos tributos da empresa, de acordo com o regime tributário vigente, a invoice terá a tributação do Imposto sobre Operações Financeiras – IOF, atualmente com valor de 0,38% sobre o valor da transação e do Imposto de Renda, dependendo da natureza da operação.

A exportação de serviços e produtos também possui algumas isenções de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS, inclusive para empresas optantes pelo Simples Nacional.

Como emitir invoice de forma fácil

Ter um arquivo editável padrão de invoice no computador ou celular facilita o processo de emissão do documento, uma vez que os dados podem ser atualizados a cada nova operação.

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