Orçamento empresarial: Passo a passo de como criar um para sua empresa

As empresas que são sustentáveis têm  um segredo na sua administração. Elas têm um planejamento em seu plano de negócio, que é reajustado anualmente controlando ações e despesas. Um orçamento bem feito prepara o negócio com antecedência de forma estratégica para pensar nas vendas, nos rendimentos, contratações, controle de despesas e até mesmo no marketing.

Alinhar o orçamento com o plano de negócios da sua empresa é essencial, pois, dependendo do tipo de negócio, esse período pode abranger de três a cinco anos de duração.

O que é um orçamento empresarial?

Um orçamento empresarial é um documento ou ferramenta que contém informações importantes para o funcionamento de um negócio.

Em outras palavras, o documento detalha todas as despesas e receitas da empresa em um determinado período — geralmente de um ano.

Para isso, o orçamento empresarial não se baseia apenas em dados passados, é feita uma análise crítica da situação da empresa, das perspectivas de mercado e dos objetivos do negócio.

Benefícios de ter um orçamento na sua empresa

• Projetar os custos iniciais, se você estiver abrindo uma nova empresa;
• Determinar quanto dinheiro você precisa ganhar para atingir um nível de equilíbrio e obter lucro;
• Estimar o fluxo de caixa de sua empresa para saber se você pode cobrir as despesas e financiar novos projetos;
• Descobrir quais alterações você precisa fazer para ter uma empresa lucrativa, comparando o desempenho orçado versus o real;
• Prever meses lentos para que você possa planejar com antecedência;
• Identificar os fundos restantes que você pode reinvestir;
• Obter um empréstimo comercial de um banco ou de uma instituição financeira ou um financiamento de capital de investidores.

Quais os passos para montar o seu orçamento empresarial?

1. Faça um diagnóstico do negócio

A primeira etapa para montar um bom orçamento empresarial é a realização de um diagnóstico geral da empresa. Afinal, para projetar o futuro, é preciso conhecer bem sua realidade atual, suas limitações, problemas e, claro, as oportunidades.

Por isso, é aconselhável que você disponha de um tempo estudando suas finanças. Não se prenda apenas ao ano anterior. O ideal é analisar, pelo menos, os últimos 3 anos, para fazer essa análise, você precisa verificar:

• a média de vendas dos anos anteriores;
• o lucro médio alcançado;
• os gastos com tributação;
• as sazonalidades nas vendas e dos produtos;
• possíveis gastos ordinários.

2. Estabeleça os objetivos e metas da empresa

Saber em que patamar se pretende chegar no próximo ano é fundamental para traçar as estratégias e manter-se motivado.

As metas são um fator preponderante para o sucesso de um negócio, mas precisam estar de acordo com a estrutura e os recursos disponíveis. Por isso, tenha muita atenção nessa etapa.

3. Escolha a ferramenta ideal

As empresas em estágio inicial, ou seja, as pequenas empresas e as familiares, não costumam contratar um profissional ou software para isso, pois o próprio empreendedor faz esse trabalho. Nesse caso, é possível apostar no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e nas planilhas de orçamento.

Caso seu negócio já esteja mais avançado, é interessante investir em um software de gestão, pois ele, além de automatizar o controle de gastos e receitas, simplifica e agiliza o seu dia a dia e a tomada de decisão.

4. Reúna os dados

Essa é uma das fases mais importantes, por isso anote pontos essenciais como:

• despesas;
• receitas;
• investimentos;
• empréstimos;
• fluxo de caixa projetado;
• ativo fixo;
• custos da produção.

5. Liste custos fixos e variáveis

Esse passo está relacionado ao anterior, e é preciso ter muita clareza sobre as despesas do negócio, por isso, separe os custos fixos dos variáveis.

Custos fixos:

• aluguel do ponto comercial;
• salários dos funcionários;
• custos com telefone e internet;
• tributos federais, estaduais e municipais;
• gastos com hospedagem de site;
• serviços de contabilidade;
• seguros.

Custos variáveis:

• aquisição de matéria-prima;
• consumo de água, gás e energia elétrica;
• gastos com impressão e papelaria;
• contratação de freelancers;
• gastos com marketing e publicidade;
• custos com transporte;
• reformas no ponto comercial;
• participação em eventos para empreendedores.

6. Projete e orce para período determinado

Nesse documento, é essencial que você faça uma estimativa de receitas e despesas, a provisão do capital de giro, os gastos com compras de equipamentos e ferramentas e a projeção do crescimento empresarial.

Procure montar um calendário com as etapas que você pretende cumprir ao longo do ano. Isso o ajudará a cumprir com o cronograma e evita que seus gastos extrapolem o limite.

7. Calcule o preço

O custo é todo gasto necessário para transformar a matéria-prima no produto que você comercializa. Já a palavra despesa designa outros gastos indiretos, como funcionários de limpeza ou almoxarifado.

Quando o que se comercializa é um serviço, esses conceitos podem ficar mais complexos. Por exemplo, para quem vende planos de provedores de internet, a instalação é um custo. Em escolas, a hora-aula de um professor também.

Há fórmulas bem complexas para se calcular o preço de um produto ou serviço. Porém, para pequenas empresas com orçamentos e planejamentos mais simples, essa aqui já é um bom começo:

Custos + despesas + lucro = preço

8. Defina sua margem de lucro

Na outra ponta do cálculo do preço de um produto ou serviço estão seus concorrentes. Eles influenciam nos seus preços na medida em que você precisa comparar os seus serviços com os deles para precificar.

Assim, um concorrente com um produto idêntico ao seu cobrando menos, praticamente, te obriga a baixar o seu preço também.

Se o que você ganha com a venda dos seus produtos ou serviços é menor do que os seus custos, você tem um prejuízo, obviamente. E se o lucro é tanto que o seu preço ultrapassa o dos seus concorrentes, suas vendas podem ser prejudicadas.

9. Reduza custos

A própria elaboração de um orçamento é um primeiro passo para economizar. Saber de antemão todos os seus custos ao longo de um determinado período é uma maneira muito eficiente de identificar gastos supérfluos toda vez que eles acontecerem.

Se você gastou algum dinheiro que não estava no seu orçamento, o gasto é supérfluo ou o orçamento precisa ser elaborado de forma melhor.

O orçamento é para que você saiba com antecedência os seus custos ao longo do ano, você pode tomar medidas como renegociar contratos, comprar matéria-prima em liquidações ou oferecer descontos em serviços para reduzir os efeitos da sazonalidade.

10. Acompanhe e analise resultados

O monitoramento é uma fase imprescindível para o sucesso de seu negócio, pois ajuda a identificar falhas antes que o problema se torne maior e o leve à falência.

Trata-se, portanto, de uma medida preventiva. Além disso, essa estratégia permite que você identifique oportunidades de maneira mais rápida, o que favorece a sua competitividade.

Quando contar com uma ferramenta de gestão?

As planilhas e softwares são práticas colaborativas no gerenciamento dos processos financeiros e muitas vezes devem ser inseridos manualmente. Os sistemas de gestão e as empresas especializadas na área podem auxiliar na eficiência do dia a dia e também para evitar erros no orçamento e na gestão financeira de micro e pequenas empresas.

Para saber como podemos te ajudar de forma assertiva e direcionada com as necessidades do seu negócio, conheça a Contabilizei.