Quais são os principais tipos de notas fiscais? Lista completa

Você já deve ter ouvido sobre a importância da emissão de nota fiscal, que tem como finalidade permitir que o governo tenha controle das transações comerciais que acontecem no nosso país. Mas você sabe quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas mais comuns?

Conforme a nota emitida, o imposto a ser pago é determinado e calculado por meio do valor da alíquota, além de ser utilizada como garantia no caso de devoluções. A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990. Os únicos empreendedores liberados da emissão obrigatória são os MEIs quando realizam uma venda ou prestação de serviço para pessoa física.

O estabelecimento que não faz a emissão, caso tenha o responsável considerado réu primário, deve pagar uma multa equivalente a até 10 vezes o valor da nota. Em caso de reincidência, o empreendedor pode ser detido por até 5 anos. Por isso, é importante saber por que você não deve fazer uma venda sem nota fiscal.

Agora vamos compartilhar com você os tipos e séries de notas fiscais utilizadas no Brasil para que você entenda melhor cada uma delas e faça uso de forma assertiva, evitando problemas com o governo.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

São 13 os principais tipos de notas fiscais eletrônicas. Conhecer cada uma delas é muito importante para o seu negócio, a fim de que esteja de acordo com a lei. Confira todos a seguir.

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
• CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
• NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
• Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
• MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
• Nota Fiscal Avulsa (NFAe)
• Nota Fiscal Complementar
• Nota Fiscal Denegada
• Nota Fiscal Rejeitada
• Nota Fiscal de Exportação
• Nota Fiscal de Remessa

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

Esse documento substitui o modelo tradicional. É a versão digital, emitida e armazenada eletronicamente. Limita-se a registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e deve ser expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.

Utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias, geralmente, este tipo de nota fiscal é utilizado entre pessoas jurídicas. Ao emitir a NF-e para o comprador, para atestar a operação, a empresa deve enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) com o produto.

2. CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

É voltada para os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios. Sua tributação é feita pelo ICMS.

Esse modelo de nota substituiu o formato manual, que era usado até 2012. O arquivo digital é emitido em XML e deve haver a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.

Com o CT-e, as empresas conseguem obter maior rapidez ao processar faturas, reduzem os custos com frete e transporte e há menor possibilidade de erros entre a nota e os produtos que estão sendo efetivamente transportados, já que o objetivo é evitar pagamentos duplicados e eliminar as faturas.

3. NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)

Esse é um documento fiscal digital necessário para confirmação de prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física. Sua emissão, na maioria das vezes, engloba pequenas e médias empresas.

Esse modelo de nota deve ser expedido junto à prefeitura em que está registrado o CNPJ da organização prestadora de serviço.

A NFS-e se diferencia por necessitar apenas da Inscrição Municipal, que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), e tem como característica ser um modelo mais flexível.

Esse modelo é usado para serviços de assinatura, Saas (oferta de softwares e soluções na internet como um serviço), ou, ainda, para produtos digitais, como livros eletrônicos, cursos online, entre outros. É emitida por qualquer operadora de serviço, como creches, hotéis, academias e afins.

Precisa de ajuda para emitir suas notas fiscais de serviço? A Contabilizei desenvolveu uma nova solução: o Contabilizei Experts. Você terá um assessor especialista em seu segmento e poderá contar com emissão e envio de todas suas notas fiscais. Terceirize o financeiro e administrativo por meio dos nossos experts.

4. NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Ligada ao varejo e ao comércio são emitidas por açougue, farmácia, supermercado e afins.

5. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Esse é um documento de existência apenas digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco. Suas vantagens são:

• Dispensa o uso do ECF e de todo processo de lacração e autorização de uso;
• Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;
• Dispensa de Redução Z, Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de Ocorrências, Cessação, etc;
• Transmissão de forma on-line (NFC-e) ou com pouco tempo de atraso em relação à emissão do documento (SAT/MFE);
• Combate a sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais leal;
• Diminui obrigações acessórias para os contribuintes.

6. Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

O Módulo Fiscal Eletrônico (MFE) foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

O aparelho MFE é bem parecido com o SAT, que é utilizado no estado de São Paulo, entretanto, o MFE possui algumas peculiaridades que são impostas pela SEFAZ/CE como:

• Bateria;
• GPS para localização do equipamento;
• GPRS para conexão de internet por meio de chip 3G/4G.

É uma aplicação fornecida pela SEFAZ-CE que obrigatoriamente acompanhará o MFE e operará em conjunto com o Software Básico. Ele será responsável por: 

• Realizar a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicador MFE pela porta USB;
• Repassar para o Software Básico todas as funções chamadas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação;
• Coletar informações operacionais e fiscais do MFE através da função “Consultar Status MFE”;
• Informar à SEFAZ-CE sobre eventuais problemas com o MFE e suas condições de operação;
• O Componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.

7. MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Serve para fazer a integração de movimentações mais complexas, porque vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga. Isso significa que o MDF-e serve para somente uma operação.

Esse manifesto é válido para empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e.

Também pode ser usado por companhias que remetem mercadorias em transportes com mais de uma NF-e.

8. Nota Fiscal Avulsa (NFAe)

A NFAe é o documento usado por não contribuintes do ICMS, que não são obrigados a emitir NFe. Normalmente, quem utiliza esse tipo de nota são Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas. 

As regras para a emissão podem variar de estado para estado, mas sempre é necessário se cadastrar de forma online para receber a autorização. Basta solicitar nota por nota no portal da Sefaz.

Por mais que ela seja emitida eletronicamente, a NFAe tem a validade garantida pelo papel, sendo necessário fazer o seu armazenamento físico. 

9. Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar é um documento emitido para corrigir valores tributários e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal. Esse é um dos tipos de notas fiscais usado para justificar situações de erro. A legislação autoriza sua aplicação em casos como:

• Variações na cotação da moeda para exportações;
• Reajustes de preços de produtos ou serviços;
• Erros no lançamento de impostos oriundos de cálculos;
• Classificações falhas.

Você deverá emitir a Nota Fiscal Eletrônica Complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade ou valor inferior ao da efetiva operação. E ainda, declarar os motivos dessa nova emissão.

10. Nota Fiscal Denegada

Após o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NFe, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento). Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz, é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada. 

Dizer que a nota foi denegada significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NFe e ela não pode ser faturada. Não tem como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.

O status é definitivo e o número da NFe não pode ser usado para emitir outra nota ou retransmitir a mesma. A Sefaz avisa que a nota foi denegada apenas no final da validação, ou seja, quando a nota fica gravada nos seus registros. Por isso, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada. 

Do ponto de vista da contabilidade, a nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.

11. Nota Fiscal Rejeitada

Uma boa forma de fazer isso é rejeitar imediatamente um documento fiscal emitido de forma errônea, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. O emissor é avisado automaticamente e tem a oportunidade de corrigir o erro na hora.

Como explica o Manual de Orientação do Contribuinte, a validação da NF-e poderá resultar em:

• Rejeição – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;
• Autorização de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
• Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente.
• Uma nota fiscal pode não ser rejeitada sozinha. Segundo o Manual, “a existência de um erro em uma NF-e implica na rejeição de todo o lote” (página 33). Isso acontece porque a validação do Schema XML é realizada em toda mensagem de entrada.

Principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada: 

• Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;
• Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;
• Código 220: Fim do prazo de cancelamento;
• Códigos 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);
• Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;
• Código 539: Duplicidade;
• Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.

12. Nota Fiscal de Exportação

A Nota Fiscal de Exportação é o documento que oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída das mercadorias para fins de exportação, dando base para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa. Antes de iniciar o preenchimento dos campos da Nota Fiscal de Exportação, é necessário fazer o Cadastro da Invoice, que contém informações da moeda em operação, dos produtos, quantidade, valor e etc.

Este documento valida a mercadoria para o comprador no exterior, possibilitando o registro no país de origem. Ou seja, a Nota Fiscal de Exportação é a documentação para o território nacional, comprovando para o Governo do Brasil sobre a transição da mercadoria.

13. Nota Fiscal de Remessa

A Nota Fiscal de Remessa é o documento emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos. Na indústria de maneira geral, alguma hora o produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato. 

É quando, por exemplo, se envia uma mercadoria para a loja onde será vendido. Nesse transporte, é necessário que a nota fiscal de remessa esteja emitida e de posse da transportadora. 

Existem também outros momentos em que a nota fiscal de remessa precisa ser emitida. É basicamente quando não há operações comerciais envolvidas, os mais comuns são:

• brindes;
• doações;
• produtos em conserto ou manutenção;
• amostras grátis;
• consignações;
• produtos para testes;
• mercadorias para exposições e feiras;
• transferências de unidade.

Importância das notas fiscais eletrônicas

Além de garantir o pagamento correto de impostos e combater a sonegação fiscal, ela reduz o consumo de papel e permite integrar um ERP ou um meio de pagamento facilmente.

Vantagens da emissão eletrônica

• Possibilidade de automação (ganho de escala);
• Mais eficiência em todo o processo;
• Redução de custos administrativo-financeiros;
• Maior padronização de campos e dados;
• Maior confiança e credibilidade das notas fiscais geradas;
• Aumento dos pontos de vendas sem autorização do Fisco;
• Integração com plataforma de gestão financeira;
• Integração com plataformas de venda físicas e virtuais.

Se você tem dúvidas sobre como emitir sua nota fiscal, a Contabilizei tem um guia completo aqui para você. 

Entenda sobre a série da nota fiscal

A série da NFe é um número sequencial que define a numeração da nota, e no caso de empresas que utilizam mais de uma série facilita a identificação do grupo de notas a que pertence tal série.

Dessa forma a série da nota serve para controle das emissões e identificação do modo de emissão. Quando instituída a NFe por meio do Ajuste SINIEF 07/05 só era permitida a utilização de uma série por vez sendo iniciada pela de número 1.

Depois, com o Ajuste SINIEF 08/09 abriu-se a possibilidade de números de séries distintos ao mesmo tempo para a emissão.

A numeração de série da NFe deve ser sequencial e crescente para que se tenha um controle eficaz das emissões.

Como funciona a numeração da série da nota fiscal?

Como já sabemos a NFe é um novo modelo da nota fiscal, o modelo 55 que substitui os antigos modelos “1″, “1A” e “4”. Por se tratar de um novo modelo, a série da NFe deve ser iniciada pelo número 1, ou seja, por uma série nova.

A série tem uma numeração que vai de 1 até 999.999.999 e caso seja alcançado o limite ela deverá ser reiniciada.

O que é Nota Fiscal Série 1?

Apesar do nome genérico, a NF-e busca registrar somente as transações de Produtos e Mercadorias. Normalmente são bens físicos e tangíveis comercializados entre as partes. Esta versão eletrônica foi criada para substituir os modelos antigos 1 e 1A.

Dado o seu foco, a NF-e está relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Este tipo de Nota Fiscal deve ser emitido junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.

Tecnologias para emissão de nota fiscal

As informações geradas pela nota fiscal eletrônica são repassadas aos órgãos fiscais responsáveis e sua autenticidade pode ser feita pela web, na página da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.

Dessa forma, toda transação comercial de venda de produtos ou contratação de serviços vai originar uma NF-e integrada em arquivo no formato XML, que exige um sistema específico para ser visualizado. Lembrando que tanto a empresa vendedora quanto o cliente devem guardar esse registro por até 5 anos.

Já softwares integrados de gestão especializados em NF-es, como o ERP, acessam a SEFAZ, baixando automaticamente os arquivos XML relacionados ao CNPJ da empresa. Tal automação traz, portanto, uma grande melhoria para o processo, evitando erros comuns. 

Além disso, outros benefícios são:

• Velocidade na emissão;
• Acuidade e facilidade de apuração;
• Verificação de estoque;
• Aumento da segurança.

Esses são todos os tipos de nota fiscal eletrônica usadas no Brasil que são a melhor forma de fazer vendas de produtos e serviço de acordo com as regras e tributações do nosso governo.

Emitir nota fiscal como pessoa jurídica ou pessoa física

É possível emitir nota fiscal tanto como pessoa jurídica, com um CNPJ, como pessoa física. Esse último caso, porém, não é muito recomendado, pois envolve uma relação de prestação de serviços profissionais.

https://youtu.be/vk_78uH2rr8

Para emitir nota fiscal como pessoa jurídica é preciso, primeiramente, abrir um CNPJ. A Contabilizei cuida de todo o processo de abertura para você, sem cobrar pelo serviço na contratação de um plano anual de contabilidade.

Quer ver quanto você pode economizar? Acesse a Calculadora de Custo para Abertura de Empresa da Contabilizei e descubra todos os valores e taxas.