Tomada de decisão: O que é? Importância nas organizações

Dentro de uma empresa, a tomada de decisão implica em grande responsabilidade por ser essencial para a gestão do negócio. Desta forma, decisões estruturadas e planejadas são fundamentais para o crescimento e o sucesso de uma organização, especialmente, micro e pequenas empresas.

Entretanto, as micro e pequenas empresas, muitas vezes, precisam de instrumentos de gestão para auxiliar esta tomada de decisão. Geralmente, no ambiente destas empresas, a liderança empresarial caracteriza-se pelas capacidades de análise e decisão do empreendedor. A tomada de decisão em pequenos negócios é realizada pelo empreendedor baseando-se na intuição e conhecimento do setor de atuação. 

Devido a esta centralidade no empreendedor, a empresa passa a depender fortemente dessa pessoa e este fator pode limitar o crescimento do negócio. Logo, o desenvolvimento do empreendedor é uma condição necessária para o sucesso duradouro da empresa. Por isso, o empreendedor deve se manter sempre à altura das exigências e das potencialidades da empresa e ser capaz de guiar o crescimento. Além disso, é importante saber quando é necessário modificar o estilo de liderança a fim de promover a evolução do negócio.

Em tempos normais, a tomada de decisão em pequenos negócios já é um processo de grande responsabilidade. Em tempos de pandemia e incertezas, este processo torna-se ainda mais desafiador. A taxa de mortalidade de micro e pequenas empresas costuma ser alta. Segundo uma pesquisa do Sebrae (2016), 23% das empresas fecham com até dois anos de atividade. Por isso, em momentos como o atual, é ainda mais importante que o empreendedor possua qualidade em sua gestão e saiba tomar decisões estratégicas, pois este é um fator essencial para o sucesso e sobrevivência no mercado.

Processo de tomada de decisão pelo micro e pequeno empreendedor

No geral, as teorias de tomada de decisão são fundamentadas em grandes empresas. Por isso, estas teorias não  costumam servir como parâmetro de representação nas práticas de tomada de decisão em pequenos negócios. Essa diferença acontece porque, em grandes empresas, a resolução de problemas costuma ser tratada por meio de rotinas relativamente codificadas ou predeterminadas. Já nas micro e pequenas empresas, a tomada de decisão é geralmente pouco formalizada, mesmo que sejam decisões muito repetitivas, além de serem centralizadas nas características do decisor. 

Portanto, a tomada de decisão em pequenos negócios não utiliza rotinas, procedimentos e ferramentas sofisticadas e complexas. Tampouco, se espera que uma micro e pequena empresa tenha processos burocratizados para a tomada de decisão, pois estas empresas não possuem recursos para tornar os procedimentos tão complexos quanto de uma grande empresa.

Segundo dados do SEBRAE, 93,5% das empresas no Brasil possuem menos de 20 funcionários. Este dado evidencia que o foco das atividades costumam ser mais de produção do que para a gestão. Logo, há uma maior dificuldade em implementar conceitos de gestão nessas empresas.

Além disso, as micro e pequenas empresas, geralmente, atuam em mercados locais e nichos específicos, o que implica em um atendimento mais rápido e específico para cada cliente. Ou seja, estas empresas não costumam adotar processos e procedimentos padronizados.

Sendo assim, o processo de tomada de decisão em pequenos negócios é bastante dinâmico, pois é caracterizada por uma comunicação direta e informal entre os proprietários e funcionários. Ademais, as pessoas envolvidas com a empresa são encorajadas a exercer múltiplas funções, mesmo que não estejam totalmente preparadas para exercê-las. 

Este modo de atuação das micro e pequenas empresas podem ter um efeito negativo em seu desempenho, pois um dos fundamentos da excelência em gestão é a orientação por processos e informações que se refere à compreensão das atividades e dos processos da organização. Desta forma, a tomada de decisão terá como base a medição e a análise do desempenho e que assim exijam a organização das informações e do processo decisório mesmo em pequenos negócios.  

Como analisar as situações?

A tomada de decisão é um desafio diário para empreendedores de qualquer área. Esta decisão não pode ser realizada de forma intuitiva, sem fazer uma análise de dados e nos fatos concretos, pois isto pode ser prejudicial para qualquer negócio.

Além de ter um sistema integrado de gestão e de outros controles gerenciais que podem fornecer informações sobre a realidade interna do negócio, é importante buscar informações sobre o ambiente externo para tomar decisões com mais segurança. Depois de ter tomado posse dos dados, ainda há o processo de tomada de decisão que pode ser realizado em 5 etapas.

As 5 etapas do processo de tomada de decisão

1. Identificação do problema

Geralmente, tomar decisões está relacionado com a resolução de um problema. Por isso, a primeira coisa a ser feita é o reconhecimento da causa. Esta etapa é essencial, pois ao final do processo, é importante que as escolhas feitas tenham resolvido o problema inicial. Se isto não ocorrer, há uma grande chance de que a decisão tomada não seja eficaz para a solução do problema, pois não trará a solução que o negócio precisa.

2. Coleta de dados

A coleta de dados auxilia na validação de uma decisão. Nesta etapa, o objetivo é realizar um estudo para analisar a situação. Com isso, passa a ser possível a identificação do contexto do problema identificado anteriormente.

 Para coletar dados, o empreendedor poderá:

• Entrevistar pessoas relacionadas (funcionários, clientes, consumidores, etc);
• Aplicar pesquisas;
• Estudar o histórico da empresa;
• Analisar situações específicas;
• Pesquisas automatizadas;
• Entender o clima organizacional da empresa;
• Pesquisas sobre a comunicação interna.

A escolha do instrumento mais adequado para a coleta de dados irá depender da identificação do problema na primeira etapa.

3. Identificação das alternativas

Com o problema reconhecido e os dados coletados, o empreendedor já deve ter uma melhor visualização sobre todas as alternativas para a solução do problema. Com essa informação em mente, é importante a listagem de todas as soluções identificadas que fazem sentido.

Além disso, é interessante reunir as pessoas envolvidas para realizar um brainstorm (tempestade de ideias) para ouvir todas as sugestões dos funcionários.

4. Escolha da melhor alternativa

A definição da ação mais adequada para o enfrentamento da crise é uma das etapas mais importantes da tomada de decisão. Portanto, é necessário traçar possíveis cenários para cada alternativa, a fim de prever o resultado. 

O empreendedor deverá avaliar se o problema identificado na primeira etapa será solucionado com o uso de cada alternativa. Depois de passar por todo processo de escolha, será mais fácil de analisar quais alternativas têm um potencial maior para alcançar seu objetivo. 

Por fim, as alternativas devem ser colocadas em ordem de prioridade, baseando-se nos valores e critérios da situação do problema a ser resolvido. O empreendedor também poderá combinar duas alternativas como solução final.

5. Decisão e acompanhamento

Após tomar a decisão final, é fundamental que haja um acompanhamento dos resultados desta escolha com a finalidade de verificar a eficiência na solução do problema. 

Se as ações tomadas não resolveram o problema inicial,é bem provável que todo o processo de tomada de decisões precise acontecer novamente. Dessa maneira, pode ser que empreendedor colete informações mais detalhadas ou encontre novas alternativas que possam ser exploradas.

Quais fatores e variáveis devem ser considerados para tomadas de decisão em pequenos negócios?

A forma pela qual o negócio será conduzido irá influenciar em seus resultados. Neste contexto, os responsáveis pela tomada de decisão em pequenos negócios, geralmente representados pelas figuras de gestores, assumem importante relevância. Logo, o trabalho dos gestores não pode ser dissociado do processo decisório. Além disso, deve-se levar em consideração as influências que sofridas pelo gestor durante este processo decisório, uma vez que são diversos fatores comportamentais que influenciam aqueles que devem tomar a decisão.

A tomada de decisão também está relacionada com os valores de quem irá decidir pela decisão final. Por isso, deve-se entender quais são os fatores e variáveis a serem considerados neste processo.

1. Informações sobre o negócio

Neste primeiro momento, deve-se identificar qual é o problema a ser resolvido. Um processo de tomada de decisão com bons resultados deve começar com uma análise de informações que permitam saber o porquê dessa decisão ser necessária, possibilitando a escolha. Geralmente, este reconhecimento é feito com análises e informações da situação vivida.

2. O momento certo

A decisão deve ser tomada no momento certo. Uma tomada de decisão muito prematura pode impactar situações futuras de forma negativa, além de criar problemas para a empresa. Além disso, decisões tomadas de forma atrasada podem apresentar pouco ou nenhum poder de contenção de danos.

Para evitar este tipo de situação, os processos da empresa devem ser acompanhados constantemente, pois assim, será mais fácil de evitar que a decisão seja tomada no momento errado. Com o acompanhamento dos processos, é possível ter maior controle sobre as situações e encontrar o melhor momento para agir.

3. O passado

Durante o processo decisório, é importante levar em conta o histórico da empresa, já que algumas situações que se repetem com frequência dentro da empresa podem indicar a necessidade de uma tomada de decisão mais assertiva. 

Por isso, é fundamental ter uma base de dados para conhecer o negócio em situações passadas. Isto irá ajudar a tomar decisões para o presente e futuro da empresa.

4. Nível de confiança do gestor 

O nível de confiança do gestor é um fator determinante para a tomada de decisões diante das necessidades da empresa. O excesso de confiança do gestor pode ser relacionado a muitos erros relacionados à tomada de decisão. 

5. Variáveis que devem ser considerados no processo decisório 

Existem algumas variáveis que interferem no processo de tomada de decisão importantes que devem ser levadas em consideração como: 

• Os objetivos da organização;
• Os critérios de racionalidade e de eficácia
• As informações (a falta ou excesso, situação de incerteza, complexidade e conteúdo);
• Raciocínio;
• Valores;
•  Crenças;
• Recursos;

Estas variáveis servem de apoio ao decisor, principalmente quando o conteúdo das informações possibilita formar uma base de conhecimento e ajuda no raciocínio, contribuindo para a formação de valores positivos (recursos) e a eliminação de crenças ou mitos, encaminhando o administrador para decisões acertadas e sua execução (ações) Se o administrador não tem o domínio de variáveis, às vezes fundamentais para o bom desempenho de seu trabalho, há o risco de gerenciar um processo decisório mal sucedido.

Como tomar uma decisão difícil? 

No momento de tomar decisões difíceis, é necessário olhar os números, observar o mercado, antecipar tendências e saber lidar com a pressão. A decisão deve ser encarada como uma oportunidade de aprendizado, mas também deve se ter um cuidado especial para evitar futuros danos. 

1. Tenha sempre uma percepção analítica

A capacidade de análise é essencial para tomar decisões difíceis. O ideal é ter uma visão ampla do contexto e suas implicações. Por isso, é preciso considerar todos os aspectos inerentes à decisão, além de analisar os dados históricos e discutir erros anteriores.

2. Evite tomar decisões por impulso

O equilíbrio emocional é uma característica importante na hora de tomar decisões difíceis. Ao tomar decisões por impulso, provavelmente, estas decisões serão feitas sem embasamento, o que pode se tornar um risco para o negócio.

3. Considere o histórico das empresas e os dados disponíveis

Utilize a base de dados da empresa para ter uma decisão mais consolidada. 

Quem pode ajudar na tomada de decisão?

Apesar do conhecimento gerencial, algumas decisões exigem que se saiba o que ocorre no âmbito operacional. Por isso, é fundamental ouvir os funcionários da empresa. Dessa forma, os funcionários podem ajudar a formar opinião e indicar o que precisa ser corrigido e o que está funcionando bem.

Através desta tática, será possível tomar uma decisão com mais segurança, além de ter mais elementos para pensar e optar pelo caminho certo. Além disso, a  conversa com os funcionários incentiva a motivação e reduz a chance de ter problemas no futuro. Assim, a equipe reconhece a importância que tem para o sucesso do negócio e compreende seu papel nos resultados.

Como tomar decisões em relação a crescimento? 

A decisão de expandir o negócio é um passo muito importante para a empresa e o empreendedor. Mesmo que a empresa já tenha altos níveis de lucro e sucesso, a tomada de decisão que envolve a expansão da empresa exige um alto nível de pesquisa e planejamento. 

A organização deve estar preparada para o crescimento, levando em consideração, o negócio e os diversos aspectos que o impactam. Assim como, a infraestrutura, local de instalação, processos, logística, equipes e tecnologias. Estas variáveis devem ser levadas em conta nesta tomada de decisão.

Se a decisão não for tomada de forma correta, as ações de expansão podem fazer com que a sua empresa perca competitividade. Além disso, decisões equivocadas podem reduzir a participação na fatia de mercado na qual a empresa atua. Por isso, a decisão pelo crescimento da empresa deve ser tomada com cautela.